webleads-tracker

Zasady urbanizacji usług DMS

 

1. "Usługi DMS" w świecie usług informatycznych 

Poziom rozwoju zarządzania zasobami cyfrowymi sprawia, że na przestrzeni kilku ostatnich lat coraz częściej mówi się o stagnacji w sektorze. Rzadziej bowiem słyszymy o nowych praktycznych zastosowaniach wiedzy w tym zakresie, nie wzbudzają one także większych kontrowersji. Obecnie możemy poszczycić się całym szeregiem rozwiązań w tym zakresie :   DMS, CMS, narzędzia współpracy, wyszukiwarki, a ostatnimi czasy ESN...Pozwalają one przedsiębiorstwom wdrożyć środki i narzędzia, których celem jest lepsze zarządzanie zasobami cyfrowymi przedsiębiorstwa.
 
Ta pozorna stagnacja w sektorze ECM zbiega się z coraz bardziej nasilającym się procesem urbanizacji usług informatycznych. Ten stan rzeczy rodzi jednak dwa zasadnicze pytania, jedno z nich dotyczy miejsca usług DMS w usługach informatycznych, drugie natomiast rozwiązań, protokołów, a także postawy którą należy przyjąć wobec tego zjawiska. Stawką w tej grze nie tylko jest wdrożenie powyższych rozwiązań z naciskiem na usprawnienie ich amortyzacji, ale również ze względu na ich innowacyjny charakter.
 

 

2. DMS jako usługa połączona w sercu systemu informatycznego

Przedsiębiorstwa i różnego rodzaju organizacje połączyły własne intranety. O ile część organizacji zdecydowała się na wdrożenie rozwiązań służących zarządzaniu zasobami internetowymi (CMS), o tyle wybór innych padł na narzędzia DMS czy tez inne bazy dokumentów... Pomimo dzielących ich różnic, wszystkich bez wyjątku zastanawia kwestia poszerzenia oferty świadczonych usług w oparciu o zalety narzędzi współpracy, ESN czy chmury obliczeniowej.
 
Wobec rosnących oczekiwań zakresie szeroko pojętych zasobów cyfrowych, wydawcy odczuwają presję stałego rozszerzania zakresu funkcjonalnego własnych rozwiązań. Ten czynnik między innymi sprawia, że „narzędzia DMS”  znajdują obecnie zastosowanie w innych rozwiązaniach dostępnych na rynku takich jak moduł DMS czy wirtualna bibilioteka. Warto wspomnieć, że są one aplikacjami wspomagającymi działanie CMS, intranetu, narzędzi współpracy, ESN czy też ERP.
 
Rosnąca liczba komponentów wchodzących w skład systemu informacji sprawia,że połączenie narzędzi DMS stało się absolutną koniecznością. Stawką w tej grze jest bowiem sprostanie wymaganiom w zakresie „pozycjonowania i niepowtarzalności zasobów”, a także usprawnienie działań w serwisach zarządzania dokumentacją.
 
Dwa kierunki zmian są najczęściej brane pod uwagę:
 
  • Przekształcenie się istniejących już rozwiązań w jedno spełniające wszystkie oczekiwania
  • Wdrożenie architektury umożliwiającej urbanizowanie i współistnienie różnych serwisów
 
W poniższym artykule omówimy tę drugą możliwość. Radyklane zmiany w systemie informacji, które dotyczą zarządzania zasobami mają bowiem niewielkie szanse powodzenia. Naszym zdaniem, złożona z wielu serwisów architektura modułowa jest rozwiązaniem zdecydowanie bardziej perspektywicznym (podstawowa zasada urbanizacji systemu informacji).
 

 

3.Parametry funkcjonalne DMS

Tytułem wstępu należy określić, które z narzędzi DMS są przeznaczone do „scalenia”. Otóż skoro wydawcy stale rozszerzają zakres funkcjonalny swoich produktów, a zatem zastanówmy się, które spośród narzędzi z poszczególnych rozwiązań warto byłoby zachować. Omówmy więc to zagadnienie na konkretnych przykładach. 
 
Które z poniższych rozwiązań byłoby bardziej funkcjonalne : zachowanie funkcji „portalu ” z narzędzi DMS czy też zastosowanie rozwiązania polegającego na wdrożeniu DMS przy zachowaniu działającej już wyszukiwarki portalu ? Inny dylemat : wdrożyć wyszukiwarkę indeksacji zintegrowaną z internetem czy też wyszukiwarkę DMS, a być może w myśl zasady „gdzie dwóch się bije tam trzeci korzysta”, zastosować rozwiązanie dodatkowe, spełniające potrzeby dwóch pierwszych ?  W tym kontekście należałoby sobie zadać pytanie, który z systemów zapewni najbardziej efektywną wymianę informacji w przedsiębiorstwie. Dlaczego powinniśmy wybrać opcje DMS spełniające funkcje narzędzi współpracy, a nie na przykład CMS czy ESN ?
 
Uważamy, iż w kontekście urbanizacji serwisów zarządzania treścią i dokumentacją, warto odpowiedzieć sobie na te pytania. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od wielu czynników takich jak ich historia w systemie informacji, wygenerowane rozwiązania przez te serwisy, ich zdolność do przemian i rozwoju, harmonogram wydawców, stosowane praktyki, stopnia realizacji założeń przedsiębiorstwa na dany rok kalendarzowy, i oczywiście budżet.
 

 

4.Cztery podstawowe zasady urbanizacji DMS

Zanim przystąpimy do działania, należy przede wszystkim:
 
1.Sporządzić spis usług oczekiwanych przez użytkowników nie tylko z uwzględnieniem ich specyfiki, ale nade wszystko pod kątem potencjalnych ich słabych potencjalnych punktów  w odniesieniu do działalności danej organizacji. Ostateczna decyzja będzie jednak zależała od zaplanowanych celów funkcjonalnych, a także powiązanego z nimi zwrotu z inwestycji. Warto zatem dokonać analizy każdej usługi przez pryzmat jej potencjalnych wad, a także oczekiwanego zwrotu z inwestycji.
 
2.Określając zakres funkcjonalny "koncentryczny" dla każdej większej usługi, powinniśmy sobie omówić kilka zasadniczych kwestii. 
 
  • a) Jakie są podstawowe zadania , które powinno spełniać oprogramowanie DMS ? Pytanie to również dotyczy programów, współzależnych od DMS.
  • b) Warunkiem absolutnie koniecznym jest zagwarantowanie pozycjonowania zasobów dokumentalnych, a także ich klasyfikację i bezpieczeństwo.
  • c) Nie należy również zapominać o funkcjach związanych z opisem (metadane), indeksacją, stanami i statusami dokumentów. Szczególną uwagę należy również poświęcić zarządzaniu poszczególnymi wersjami.
  • d) Następnym aspektem są ogólne funkcje zarządzania dokumentacją takie jak blokowanie/ odblokowanie czy też zatwierdzanie dokumentów.
  • e) Najmniej istotne funkcje  mogłyby być ewentualnie przesunięte do serwisów zewnętrznych takich jak workflow, publikacje internetowe czy też narzędzia współpracy.
 
 
3.W powyższych paragrafach omówiliśmy parametry funkcjonalne, określmy zatem  najważniejsze źródła przepływu danych/ dokumentów. Do tej grupy zaliczają się m.in.  systemy workflow, publikacje internetowe, a także narzędzia współpracy.
  • a) Które spośród poniższych narzędzi są najczęściej proponowane : tworzenie nowych dokumentów, ich odzyskiwanie, aktualizowanie, lista dokumentów do których dany użytkownik ma prawo dostępu, lista dokumentów do zatwierdzania
  • b) Które spośród poniższych narzędzi są najbardziej interoperacyjne  :  wspólne katalogi osób i grup dla poszczególnych serwisów , łącza wyszukiwarki zewnętrznej...
 
Zakres połączonych usług DMS będzie zależał od wymagań innych usługodawców w zakresie oczekiwanych opcji, a także wydajności omawianych rozwiązań. Tym samym, funkcje DMS mogłyby zostać uproszczone ( na przykład gromadzenie, klasyfikacja, zabezpieczanie, metadane). Obsługą bardziej złożonych funkcji mogłyby się zająć serwisy do tego przeznaczone z uwagi na ich większą skuteczność działania. Nie należy jednak zapominać że, zastosowanie DMS może być wciąż bardzo szerokie. Warunek jest jeden : Rozwiązania powinny być dostosowane do potrzeb przedsiębiorstw w zakresie urbanizacji usług. W taki o to sposób narzędzia DMS mogą stać się arcyważnym ogniwem w architekturze systemu informacji.
 

5. Względy techniczne

Jeśli urbanizacja usług DMS przebiega zgodnie z podstawowymi zasadami wdrażania aplikacji w przedsiębiorstwach, to nie należy zapominać o dwóch podstawowych aspektach technicznych związanych z rodzajem wymienianych informacji :
1. Połączenie baz danych jednostek, grup a także funkcji dynamicznego zarządzania :
  • Stanowi najistotniejszy aspekt wdrażania aplikacji w kontekście omawiania problematyki zasobów przedsiębiorstwa. ,
  • Chodzi bowiem o zapewnienie łączności między aplikacjami celem przestrzegania różnych ustawień prywatności dokumentów i informacji sporządzonych przez naszych współpracowników,
  • Pozwala na rozpowszechnienie dokumentów będzie się ograniczało do osób mających dostęp do konkretnej aplikacji biznesowej.  Jeśli zaistnieje taka konieczność, dokumenty te można będzie także rozpowszechniać w internecie,
  • Różne serwisy powinny mieć dostęp do wspólnych katalogów osób jak i również mieć możliwość definiowania grup potencjalnych użytkowników.
2.Używanie standardu EAI charakterystycznego dla DMS : CMIS
  • Wydawcy oprogramowania z zakresu zarządzania treścią określili w 2010 nowy standard : CMIS (Content Management Interoperability Services),
  • Standard ten ułatwia interoperacyjność pomiędzy poszczególnymi aplikacjami, których celem jest wymiana treści lub dokumentów lub przetwarzanie danych,
  • CMIS został m.in. zatwierdzony przez OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Standard jest obecnie wciąż w początkowej fazie rozwoju,
  • Pierwsze próby zintegrowania tego standardu z platformami ECM zakończyły się jedynie częściowym sukcesem. Nie udało się bowiem uruchomić niektórych funkcji (np. standaryzacja mechanizmów rozpowszechniania praw autorskich),
  • Obecnie celem jest stosowanie się do zasad i protokołów generycznych wdrażania aplikacji. Tym samym planowane wdrożenie CMIS w ramy architektury modelarnej zostanie ułatwione.
 

Warto zapamiętać

DMS zajmuje obecnie bardzo ważne miejsce w sercu systemu informacji przedsiębiorstwa. Trend ten będzie się zapewne utrzyma się przez jakiś czas. Przemawia  bowiem za tym stabilność rozwiązań ECM, a także pęd do „wdrażania różnego rodzaju aplikacji”.
 
Jak wspomnieliśmy wcześniej, nie ma uniwersalnego, złotego środka, który pozwoli bezboleśnie przejść przez proces urbanizacji funkcji DMS. Istnieją niemniej jednak twarde zasady wspomagające ten proces celem zapewnienia łączność między systemami.
 
Celem przeprowadzenia urbanizacji systemu informacji dla jego funkcji ECM należy dokonać analizy znanych rozwiązań, a także poznać potrzeby rynku. Nowe sposoby użycia powiązane z ESN czy też rozwiązania polegające na trzymaniu danych w chmurze obliczeniowej mogą się jedynie uwidocznić konieczność urbanizacji funkcji zarządzania dokumentacją.
 

 

Akronimy

CMIS : Content Management Interoperability Services
CMS : Content Management System (termin często stosowany aby opisać system zarządzania treścią)
EAI : Enterprise Application integration (Integracja Aplikacji Korporacyjnych) 
ECM : Enterprise Content Management
ERP : Enterprise Resource Planning (Planowanie zasobów przedsiębiorstwa) 
DMS : Document Management System (System zarządzania dokumentami) 
OASIS : Organization for the Advancement of Structured Information Standards
SI : System informacji