webleads-tracker

Wdrożenie wyszukiwarki – instrukcja obsługi

 

Któż z nas słysząc słowo „wyszukiwarka” nie pomyśli „Google” ? W pułapkę tego daleko idącego uproszczenia zdajemy się wpadać wszyscy bez wyjątku. Hasło „ wyszukiwarka” kojarzy się nam jednoznacznie z polem tekstowym, w które wpisujemy jedno lub wiele słów, by po chwili zobaczyć setki, jeśli nie tysiące wyników. Zapewne chcielibyśmy aby wyświetlane treści zawsze spełniały nasze oczekiwania...

Jeśli naszym celem jest bezproblemowe wdrożenie wyszukiwarki w środowisko firmy, powinniśmy na wstępie zadać sobie kilka pytań. Przede wszystkim jednak należy mieć na uwadze fakt, iż dane przedsiębiorstwa są o wiele bardziej szczegółowe niż dane ogólnodostępne.

Jakie dane można indeksować ?

Oczywistym jest fakt, iż wspólne dyski będą najczęściej indeksowane, niemniej jednak inne zasoby również mogą podlegać temu procesowi :

  • Indeksowane bazy danych  ActiveDirectory celem uzyskania kontaktów firmy.

  • Indeksowane źródeł dokumentacji, zwłaszcza jeśli mają Państwo do dyspozycji DMS.

  • Indeksowanie aplikacji biznesowych ( na przykład bazy kontraktów, bazy CV,...)

  • Indeksowane przestrzeni współpracy

  • Indeksowanie intranetu lub strony internetowej

Wybór najlepszych źródeł zawartości przeznaczonych do indeksacji

Jednym z zagadnień, które należy poruszyć w kontekście indeksacji przestrzeni pracy jest zasadność umieszczania części danych.  Niektóre z nich mogą bowiem zawierać dokumenty tymczasowe lub niezaaprobowane. Możemy zatem w myśl zasady „wyszukiwarka odnosi się jedynie do dokumentów oficjalnych przedsiębiorstwa” sprawić, aby część dokumentacji nie pojawiała się w wynikach wyszukiwania.  Jeśli jednak zasada „ wyszukiwarka odnosi się do wszystkich istniejących dokumentów przedsiębiorstwa” przemawia do nas bardziej, możemy także dokonać zmian ustawień przeglądarki, który będzie odpowiadał naszym potrzebom.  Decydując się jednak na ten drugi model, musimy pamiętać, że dokumenty osobiste będą również widoczne w wynikach wyszukiwania (oczywistym jest fakt, że nie każdy użytkownik będzie miał do nich dostęp).  Wybór ten należy podjąć z uwzględnienieniem pojemności przestrzeni pracy.

Jak zagwarantować przekrojowy charakter wyszukiwania ?

Nawet jeśli przedsiębiorstwo składa się z wielu działów ( produkcyjny, handlowy, finansów czy zarządzania zasobami ludzkimi,...), mają one zazwyczaj kilka punktów współnych, ściśle powiązanych z jego działalnością. Dobry przykład stanowią tutaj przedsiębiorstwa usługowe dla których hasło „nazwisko klienta” jest w pewnej mierze elementem wspólnym. W przypadku firm wytwarzających dobra, nazwy produktów lub komentarze na ich temat są w pewnym sensie wspólnymi zasobami przedsiębiorstwa. (działy produkcji zarządzają dokumentacją na temat wytwarzania dóbr, dział handlowy zarządza dokumentacją na temat ich sprzedaży, a dział innowacji obserwuje działania konkurencyjnych przedsiębiorstw,...).
 
Warto byłoby zatem dokonać ponownego wyboru żródeł indeksowanych danych celem lepszego ich przedstawienia nie tyle w zależności od ich lokalizacji czy formatu, co w zależności od zasobów przedsiębiorstwa.
 


Uzupełnianie nieustrukturyzowanych zasobów przedsiębiorstwa o nowe pojęcia.

Cet enrichissement des contenus peut se faire assez simplement dans le cas de l’indexation d’une GED si les méta-données des documents sont bien renseignées, ou dans le cas de l’indexation d’un applicatif métier spécifique qui contient ses propres qualifications. Parfois, on saura extraire cette information de l’arborescence du disque que l’on indexe s’il est structuré en répertoires / sous répertoires pertinents. Dans d’autres cas, il pourra être pertinent de s’appuyer sur une extraction des mots contenus dans les documents. Parfois, l’uniformisation des vocabulaires passera par une mise en place de thésaurus ou de dictionnaires de synonymes.

Comment faciliter les recherches ?

Le champ de recherche plein texte permet de saisir plusieurs mots clés et de présenter les résultats les plus pertinents pour les mots clés saisis.

Mais il est parfois plus efficace pour préciser la recherche de pouvoir pointer directement un ensemble de documents.

Typiquement, en recherchant “Jean Dupont”, le moteur présentera tous les éléments dans lesquels ce nom apparait, aussi bien sa fiche annuaire, que les documents qu’il a effectivement écrits (méta-donnée “auteur”), que tout autre document dans lequel ce nom est simplement cité. Un exemple d’affinage de recherche serait alors de pouvoir indiquer “recherche annuaire uniquement”.

Ou encore, on peut vouloir taper un nom de produit, et restreindre les résultats aux documents de type “Spécification” en excluant les documents de type “Contrat de vente”.

Pour cela, les moteurs de recherches proposent tous des fonctionnalités de filtrage, le plus souvent sous formes de facettes qui permettent de sélectionner des sous-ensembles de documents suivant certains critères.

Utilisation de facettes de filtrage pour aboutir plus rapidement au résultat.

Un axe de réflexion important lors de la mise en place d’un moteur de recherche est donc : quels critères sont pertinents, pour les utilisateurs cibles, dans leur manière de rechercher une information ?

Dans ce domaine, il n’y a pas de réponse toute faite, tout dépend de la manière de travailler des utilisateurs : dans certains cas le critère de géolocalisation pourrait être vital (ex : quels documents s’appliquent à tel périmètre géographique), tandis que dans d’autres cas, la date pourrait être indispensable (ex : quels documents ont été émis le mois dernier).

Attention toutefois à ne pas multiplier les critères de recherche : une interface de recherche contenant trop de critères pourrait être perçue comme déroutante par les utilisateurs, et pourrait constituer un frein à l’appropriation.

Conclusion

La mise en place d’un moteur de recherche réellement pertinent pour vos utilisateurs nécessite une réflexion en amont sur ses usages prévisibles. Mais pour autant, un moteur de recherche n’est pas un élément figé. La plupart des moteurs de recherche offrent une certaine souplesse de configuration, ce qui permet d’améliorer en continu le système, si les usages réels s’avèrent différents de ceux imaginés initialement, ou si de nouveaux usages apparaîssent...
 

Crédits photo :