webleads-tracker

ECM, 10 łat zmian, od zarządzania dokumentami do zarządzania informacją

 

Wywiad z Bruno Barret, prezesem Sollan od 2003 roku. Opowiada o zmianach, które zaszły branży ECM (Enterprise Content Management) podczas ostatniej dekady, a także wskazuje na trendy i zmiany, które nastąpią w najbliższych latach.
 

Czym jest ECM ?

Entreprise Content Management (ECM) nazywane czasem EIM (Enterprise Information Management ), jak i również ILM (Information Life Management) umożliwia zarządzanie dokumentacją na wszystkich etapach jej istnienia;  od dematerializacji po archiwizację poprzez system zarządzania dokumentami DMS, tworzenie dokumentacji, wyszukiwarki, systemy workflow itp. W ciągu 10 ostatnich lat sektor ten cechowała duża dynamika zmian. Dowodem jest fakt, iż przeobrażeniu uległy ważne paradygmaty ECM. Warto podjąć próbę podsumowania tego okresu.
 

Dematerializacja - wszystko w formie cyfrowej?

U podstaw dematerializacji leży nie tylko troska o środowisko naturalne, ale także konieczność przyspieszenia procesów biznesowych.  Od 10 lat wiele przedsiębiorstw i organów administracji podejmuje stosowne kroki w celu wdrożenia procesów dematerializacji. Dowodem jest fakt, iż  rozliczenie się z fiskusem zajmuje obecnie nie więcej niż kilka sekund - wystarczy bowiem zeskanować „kod QR”. Jeśli dzisiaj celem dematerializacji jest przejście z wersji papierowej na cyfrową, to w przyszłości wszystkie dokumenty będą dostępne jedynie w wersji elektronicznej. Współcześni młodzi ludzie są bowiem przyzwyczajeni do czytania na ekranie komputera. W przeciwieństwie do trzydziestolatków i osób starszych, młodzi nie mają najmniejszych oporów ani obaw: nie są także przywiązani do papieru. Dematerializacja jest procesem, który prędzej czy później będzie dotyczył każdego.  Nie unikną   tego nawet przedsiębiorstwa zatrudniające kilkunastu pracowników: dematerializacja grafików urlopowych, pasków wynagrodzenia, faktów dla klientów czy dostawców stanie się koniecznością.
 

Rozwiązania lokalne DMS - spełnienie oczekiwań poszczególnych działów przedsiębiorstw

W ostatnim dziesięcioleciu branża ECM była świadkiem pojawienia się tzw. lokalnych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentami (DMS). Ich powstanie było naznaczone w takim samym stopniu przełomami technologicznymi co nieoczekiwanymi zmianami koncepcji. Zarówno nowi (Alfresco, Nuxeo, etc.) jak i starzy wydawcy oprogramowania (EMC, IBM, itd.) musieli się dostosować do panujących warunków. Dawniej przedsiębiorstwa wdrażały centralny system zarządzania informacją (DMS), który gruntownie zmieniał sposób zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie. Obecnie, przedsiębiorstwa skłaniają się ku systemom zarządzania dokumentacją (DMS), które mogą usprawnić pracę jednego działu, jednostki biznesowej, procesu, aplikacji czy też stanowiska. Wdrożenie rozwiązań na mniejszą skalę zajmuje mniej czasu i pieniędzy, co pozwala osiągnąć lepsze rezultaty w ciągu kilku miesięcy.
 
Niemniej jednak, w trosce o dokonanie jak najlepszego wyboru oprogramowania DMS, przedsiębiorstwa śledzą najnowsze trendy w tym zakresie. Przedsiębiorstwa stawiają przede wszystkim na wydajność: pragnąc uniknąć nagromadzenia niepotrzebnego oprogramowania, ograniczają się do jednego bądż dwóch rozwiązań. Celem przedsiębiorstw jest bowiem wdrożenie takich rozwiązań, które będą spełniać diametralnie różne potrzeby, a zarazem uproszczą procedury związane z administracją, bezpieczeńśtwem, konserwacją czy zarządzaniem itp. W związku z tym, strategia ta znajduje zastosowanie do wszystkich typów aplikacji, najpierw w wersji „small”, potem poprzez stopniowe jej wdrażanie w poszczególnych działach przedsiębiorstw.
 

 

Inteligentne wyszukiwarki przedsiębiorstw – sposób na uniknięcie zalewu niepotrzebnych informacji
W ciągu ostatnich 10 lat byliśmy świadkami sukcesu wyszukiwarek przedsiębiorstw. Wynika to bowiem z prostej przyczyny- podczas gdy wpisujemy słowo do wyszukiwarki Google, otrzymujemy setki, jeśli nie tysiące wyników. Należy sobie jednak zadać pytanie- ile z nich rzeczywiście będzie nam przydatnych ? Ten sam problem dotyczy również wyszukiwarek przedsiębiorstw, które z kolei muszą być narzędziami inteligentnymi, wyposażonymi w dane semantyczne, przeglądanie fasetowe  pozwalające wyszukiwać informację już przetworzoną, a zatem w pełni spełniają oczekiwania użytkowników.
 
W obliczu ciągłego wzrostu liczby informacji, wyszukiwanie tych, które są dla nas istotne stało się ważniejsze niż kiedykolwiek. Jeszcze 10 lat temu, przedsiębiorstwo miało dostęp od 10 do 50 źródeł, podczas gdy obecnie ich liczba wydaje się trudna do oszacowania. Gwałtowny wzrost dostępnych źródeł spowodował, że użytkownicy mogą korzystać z bogatych zasobów  wewnątrzfirmowych, ale także z zasobów ogólnodostępnych. Zasoby te mogą być ustrukryzowane bądź nie. Dokumenty multimedialne są tutaj znakomitym przykładem- coraz większą popularność zyskuje pogląd, że stanowią one swego rodzaju wskaźnik wydajności, wzmacniający efekt publikowanego komunikatu. Obecnie oczekuje się, że wyszukiwarki będą w stanie przetworzyć informację w sposób umożliwiający zbudowanie modeli predyktywnych. Innym spodziewanym efektem jest także podnieśienie jakości świadczonych usług. Wyszukiwarki przedsiębiorstw powinny skłonić do refleksji na temat wizji przedsiębiorstwa w przyszłości i potencjalnej zmiany jego paradygmatu gospodarczego. Na przykład dostawca energii lub wody może stać się przedsiębiorstwem tworzącym wartość dodaną poprzez usługi doradztwa w zakresie lepszego gospodarowania zasobami.
 

Mobilność: Dostęp do informacji możliwy dzięki rozwojowi infrastruktury

Inną ważną zmianą mijącego dziesięciolecia jest możliwość dostępu do wszystkich informacji niezależnie od miejsca w jakim się znajdujemy. Jeszcze 10 lat temu, najbardziej powszechny w użyciu był telefon podczas gdy popularność smartfonów bije kolejne rekordy. Urządzenia obsługują sieć 3G, a od niedawna 4G.  Sieci te oferują bardzo szybki przepływ informacji, co pozwala użytkownikom zawsze i wszędzie przeglądać pożądane treści, w tym również dokumenty multimedialne.  Dynamiczny rozwój sieci wifi w przedsiębiorstwach, a także w miejscach publicznych sprawia, że informacje stały się jeszcze bardziej dostępne. Dowodem jest fakt, że zarówno skorzystanie z danych dostępnych w internecie jak i wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa stało się możliwe za pomocą smartfona bądź tabletu.
U podstaw rozwoju platform współpracy leży mobilność, a nowe formy organizacji przedsiębiorstw są często owocem pracy z wykorzystaniem wspomnianych platform takich jak Linkedin, Viadeo, Facebook czy Dropbox. Inną ich ważną rolą jest również komunikacja i wymiana informacji. W tych warunkach należałoby się zastanowić nad strategią jaką należałoby przyjąć wobec tego zjawiska. Wyjścia są bowiem dwa : zaakceptować zmieniającą się rzeczywistość, a zatem wykorzystać potencjał wyżej wymienionych platform lub zabronić do nich dostępu.  Należy pamiętać, że wybierając to drugie rozwiązanie, narażamy się na ryzyko, iż nasi współpracownicy znajdą sposób na ominięcie zakazu. W Sollan jesteśmy zdania, że warto wybrać pierwsze rozwiązanie. Pozwoli on bowiem przedsiębiorstwu na zachowanie pełnej kontroli nad publikowanymi informacjami, a także na wykorzystanie ich wartości dodanej.
Zadają sobie Państwo zapewne pytanie w jaki sposób ECM może odpowiedzieć sprostać zmieniającej się rzeczywistości. Otóż, sprawa jest prosta, a poniższy przykład z auroneutykidobrze to ilustruje; załóżmy, że mechanik stwierdza usterkę techniczną statku kosmicznego, który niedawno wylądował. Nigdy wcześniej  w swojej karierze nie napotkał podobnego problemu, jego szybkie rozwiązanie wymaga dużego doświadczenia, którego być może mechanik nie posiada. Co więcej dysponuje on tylko zasobami w wersji papierowej. Biorąc pod uwagę fakt, że musi działać szybko możemy sobie wyobrazić, że wyjmuje on z kieszeni smartfona, robi zdjęcie lub nagrywa film, dodaje komentarz audio i wszystko wysyła za pomocą aplikacji. W taki sposób wszystkie osoby zaangażowane w proces produkcji i konserwacji samolotu mogą zostać zaangażowane w proces naprawy, od zewnętrznego serwisu naprawy po specjalistów z linii lotniczych. Ich wiedza może się bowiem przyczynić do rozwiązania problemu ( Knowledge Management). Informacja o problemie mogła dotrzeć nawet do samego producenta statków powietrznych, który zapewne udzielił wsparcia, i tym samym przyczynił się do usunięcia usterki.
 

Knowlege Management – zarządzanie wiedzą w centrum strategii przedsiębiorstwa

Kiedyś jeśli pracownik rozpoczynał pracę w przedsiębiorstwie to zazwyczaj robił tam karierę podczas gdy obecnie doświadczenie w kilku przedsiębiorstwach jest nie tylko mile widziane, a wręcz wskazane. Rodzi to problem rotacji personelu, któremu przedsiębiorstwa muszą stawić czoła, bowiem wiąże się on z odpływem wiedzy eksperckiej w zakresie projektów, działań, procesów a także umiejętności. Starzenie się populacji w krajach rozwiniętych odgrywa również bardzo istotną rolę w procesie odpływu kompetencji i umiejętności. Zarówno w Europie, jak i w krajach rozwijających się, skutki tych czynników są najbardziej odczuwalne w przemyśle. Zarządzanie wiedzą stanowi swego rodzaju antidotum. Pozwala bowiem łagodzić skutki zwolnienia bądź odejścia pracowników poprzez wdrożenie procesów scalających zasoby przedsiębiorstwa.
Ten proces wchodzi w skład DMS ( zarządzanie dokumentacją). W czasie realizacji projektu, pracownicy wytwarzają dokumenty, którym należy znaleźć miejsce w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, tak aby można było je potem łatwo odnaleźć. Notatki czy dokumenty powinnny zostać usystematyzowane, przetworzone, a następnie rozpowszechnione w przemyślany sposób.
Żyjemy bowiem w globalnej gospodarce w której przepływ informacji, towarów czy usług nabrał nieznanego wcześniej tempa. W obliczu tych zmian, należy zadbać o to aby przekazywane dane trafiały do odbiorcy w odpowiednim dla nas momencie. Szczególną uwagę warto poświęcić również nie tylko zagadnieniom bezpieczeństwa przesyłanych informacji, ale również takim aspektom jak późniejsze użycie, scentralizowanie a także wykorzystanie tych zasobów. Wspomniany wyżej model wymiany informacji wydaje się zatem koniecznością. Sprawia bowiem,że komunikacja w firmie staje się bardziej dynamiczna, co przekłada się w pozytywny sposób na kulturę pracy.
W odniesieniu do wyszukiwarek, to dzięki nim właśnie odzyskiwanie danych jest obecnie możliwe. Przestrzeń współpracy natomiast pozwala na wymianę wiedzy w przedsiębiorstwie.
 

Big Data czyli jak eksplozja danych zmienia świat – wykorzystanie wartości dodanej informacji

Ilość wytwarzanych i gromadzonych informacji wewnątrzfirmowych jak i tych ogólnodostępnych  gwałtownie wzrasta.  Dawniej głównie chodziło o dane alfanumeryczne lub tekstowe podczas gdy obecnie ich wachlarz jest o wiele szerszy (teksty nieustrukturyzowane, zdjęcia, schematy, pliki audio lub wideo itp.). Zgodnie z obecnymi szacunkami większości analityków, w przedsiębiorstwach charakteryzujących się wzrostem wykładniczym ilość danych ustrukturalizowanych wynosi około 20 %.  Pozostałe 80 % stanowią natomiast dane niestrukturyzowane bądź częściowo ustrykturyzowane.
 
W dzisiejszych czasach żadne przedsiębiorstwo nie może sobie pozwolić na lekceważenie potencjału informatycznego. Jego mądre wykorzystanie w obecnym i przyszłym łańcuchu wartości przedsiębiorstwa może spowodować wzrost wydajności firmy, który przejdzie nawet oczekiwania samych przedsiębiorców.
Tym samym Big Data stwarza możliwość dostępu do każdego typu informacji niezależnie czy chodzi o dane wewnątrzfirmowe czy też o zasoby ogólnodostępne. Użytkownik przeglądający dane, które są już scentralizowane i inteligentnie ze sobą powiązane, będzie mógł z łatwością wykorzystać ich wartość dodaną. Umiejętność ta pozwala użytkownikowi jako konsumentowi dokonać wyboru usług spełniających jego oczekiwania. Wyobraźmy sobie na przykład Kowalskiego wchodzącego do supermarketu, który zostaje zidentyfikowany dzięki wi-fi. Otrzymuje on właśnie reklamę produktu, którego wczoraj poszukiwał na stronie supermarketu. Okazuje się, że rzeczony produkt jest dostępny w cenie promocyjnej.  Inny przykład: Nowak zakupił bilety lotnicze do Paryża. System generuje propozycje daty rezerwacji biletu na zwiedzanie wieży Eiffla z uwzględnieniem warunków atmosferycznych i ilości zwiedzających, a także innych planów konsumenta. Zmieniająca się rzeczywistość stanowi okazję do zmiany paradygmatu ekonomicznego. Chodzi tutaj bowiem o ponowne zdefiniowanie założeń działalności gospodarczej.
(Globalizacja, deregulacja czy pojawienie się nowej konkurentów na rynku są czynnikami zmuszającymi przedsiębiorców do zdefiniowania na nowo ich założeń ekonomicznych. Czasem splot tych czynników bywa dla nich jeszcze bardziej dotkliwy).
 

Bezpieczeństwo wartością kluczową w świecie „ maniaków technologii”

Stworzenie infrastruktury oprogramowania w świecie „maniaków technologii” sprawia, że operatorzy planują wprowadzenie wersji testowej sieci „5G” na przełomie 2017-2018 roku. Kwestie mobilności, a także otwarcia na zewnątrz, niezależnie czy jest ono pożądane czy nieco wymuszone, są obecnie jednym z głównych tematów toczących się aktualnie debat. Rozwiązania SaaS ( oprogramowanie jako usługa) czy chmura obliczeniowa  (oferująca globalną infrastrukturę uruchamiania aplikacji) stwarzają poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa w sieci.
Tym samym, sektory wysokiego ryzyka ( np. armia, energetyka, transport itp...) pragną zachować dane wewnątrz własnych organizacji lub chronić je przed wyciekiem na zewnątrz kontynentu europejskiego. W związku z wprowadzeniem „Patriot Act”, amerykańcy potentaci tacy jak Google czy Amazon, którzy udostępniają swoją infrastrukturę różnym serwisom i portalom mogą zostać zmuszone do ujawnienia wszelkich informacji na żądanie rządu amerykańskiego. Zrozumiałym jest więc fakt, że znaczna część podmiotów zainteresowanych nie życzy sobie aby takie dane zostały wykorzystane przeciwko nim samym, niezależnie czy chodzi o informacje pochodzące z sektora przemysłowego, handlowego czy choćby marketingu.
Podobne problemy dotyczą dostępu i ułatwionego rozpowszechniania danych. Obecnie pracownicy pragną mieć dostęp do wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa w metrze czy na wakacjach. Chcą je często posegregować bądź wykorzystać w celach służbowych. 
W tych warunkach zarówno kontrola jak i  zapewnienie bezpieczeństwa danych stały się dla przedsiębiorstw sprawami najwyższej wagi.
 

Podsumowanie

Biorąc pod uwagę obecnie tendencje, wydaje się, iż ECM czeka świetlana przyszłość. Gwałtowny wzrost ilości i różnorodności danych, większego otwarcia na portale społecznościowe, wzrastającą potrzebę dostępu do informacji, większy przepływ kapitału, a także stale rosnące zapotrzebowanie na informacje spowodują dalszy dynamiczny rozwój branży ECM.
ECM przedstawia zagadnienia które są równiezrównież dźwignie na różnicowanie
przyszłość spółki   . 
Zmiany technologiczne zachodzą  bowiem co raz szybciej, a ich kierunek staje się trudny do przewidzenia. W tych warunkach, zmiana istotnego paradygmatu powinna być zawsze brana pod uwagę. Obecnie jesteśmy świadkami powstawania i rozwoju wielkich międzynarodowych koncernów, które szybko wyrastają na liderów w swojej branży. Niestety, żadne przedsiębiorstwo nie posiada obecnie żadnej gwarancji utrzymania dominującej pozycji na rynku - nawet w średniej perspektywie czasowej.
 
En savoir plus sur Sollan