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Ne pas confondre GED et Archivage

 

 

Les notions respectives de « gestion électronique des documents (GED) » et « archivage » sont régulièrement confondues.
Il est en effet fréquent d’entendre dire « est-ce que tu as archivé la dernière version sur la GED ? » ou « c’est bon c’est archivé dans la GED » ou encore « pas de problème, le disque a été archivé »…
 
Si de prime abord il s’agit d’une banale distinction sémantique, cette confusion est le reflet de pratiques héritées de la gestion documentaire « papier ». Le document était considéré comme «protégé » à partir du moment où il avait été « archivé », c’est-à-dire déversé dans le local d’archives pour une durée déterminée de préservation.
 
Enregistrer un document dans une GED ou le déposer sur un disque « sauvegardé » peut entraîner le sentiment que le document est alors « protégé », il serait donc « archivé ».
 
En effet, pour l’utilisateur final, où est la différence entre « sauvegarde » et « archivage » ? Si les données entreposées sur un disque régulièrement sauvegardé sont « protégées » puisqu’il lui serait possible de les récupérer à partir des sauvegardes programmées, que demander de plus ?
 
Il en est de même pour les documents entreposés dans une GED. Cette dernière est assurément sauvegardée, les documents sont donc « protégés ».
 
La notion d’archivage numérique est différente. L’archivage consiste à donner un statut « d’archive » au document ou au lot de documents considérés. Il s’agit de verrouiller ces informations pour une durée déterminée afin d’assurer leur authenticité (document non modifiable). Au terme de cette durée de rétention, le document pourra être détruit, simplement restitué ou à nouveau archivé pour une nouvelle période.
 
L’archivage protège les actifs de l’entreprise au regard de ses différentes obligations (légales, contractuelles, capitalisation de savoirs…). L’archivage concerne à la fois les documents quotidiennement utilisés et les documents dont on n’a plus l’usage à un moment donné.
 
Entreposer ses documents dans une GED ou sur un simple disque réseau partagé ne répond pas à la question de l’archivage. Les documents sont stockés pour être mieux diffusés, partagés ou validés mais en aucun cas « archivés ».
 
Certaines GED proposent néanmoins une fonction d’archivage. Dans ce cas, des règles de sélection et de déversement du contenu dans un espace d’archivage sont appliquées. Les documents sont « marqués » comme archivés et bénéficient d’un traitement répondant aux exigences propres de l’archivage. Ces règles d’archivage peuvent être ou non explicitées à l’utilisateur final. Car avant tout, l’archivage est une problématique qui concerne l’entreprise et non de l’utilisateur.
 

Quelques liens sur l’archivage :