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Intranet : Penser l’usage pour construire un Intranet efficace

Intranet : Penser l’usage pour construire un Intranet efficace

L’intranet d’entreprise ou portail collaborateur a toujours le vent en poupe. Mais si de nombreuses entreprises l’ont adopté, les raisons qui poussent à mettre en place un intranet peuvent être multiples.
 
Comprendre l’usage que l’on souhaite en faire avant de démarrer son projet est nécessaire, si l’on veut proposer un outil adapté aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. L’intranet type n’existe pas et ses capacités d’utilisation sont multiples et non exclusives :  
 
 

 

De plus, les capacités technologiques actuelles des solutions Portail, qui intègrent et favorisent de plus en plus la mobilité, permettent de penser les fonctionnalités et l’expérience utilisateur sur de nouvelles bases et ainsi favoriser la personnalisation des usages par profils utilisateurs, activités métiers, etc…
 
Identifier la valeur ajoutée attendue de la mise en place d’un tel outil dans les processus et l’organisation de son entreprise est donc l’étape incontournable pour réussir l’implémentation d’un portail Intranet.
 
Toutefois, il nous semblait important de revenir sur les 3 principaux types d’utilisation que l’on peut en faire.
 

1. UN OUTIL DE DIFFUSION DE L’INFORMATION

Dans cette optique, le site intranet a pour rôle de diffuser de l’information aux collaborateurs de l’entreprise. Il est alors en général construit par rubriques, à l’image de l'activité et des lignes métiers de l'entreprise (Logistique, Service, Support, production etc.).
 
Différents types d’information peuvent y circuler : des actualités liées à un groupe de travail, à un service dédié, à un département particulier, etc. Il est donc intéressant de chercher à personnaliser le contenu et à le diffuser uniquement aux populations concernées.
 
Par exemple, le service des ressources humaines peut souhaiter mettre à jour lui-même les informations qu’il gère pour informer les collaborateurs des actualités concernant l’entreprise comme les demandes de congés, les notes de frais, etc. 
 
Dans ce cas d’usage, il est ainsi nécessaire de penser à l’avance les fonctionnalités qui composeront le futur site en se demandant : quelles seront les grandes rubriques ? Qui les gèreront ? Quelles actualités y déposer ? Qui y aura accès ? Tout le monde ou seulement une partie de la société ?
 

2. UN INTRANET POUR COLLABORER

L’intranet est également un outil de collaboration, besoin de plus en plus exprimé dans les entreprises pour améliorer la flexibilité et la productivité. On distingue deux types d’approches qui vont déterminer la construction de ce type de fonctionnalités :
 
  • La collaboration autour d’un projet au travers d’espaces de collaboration :

L’intranet propose des espaces de collaboration ou communautés de personnes, permettant d’inviter des membres à échanger sur un thème particulier, par exemple un projet en cours. L’idée étant d’avoir un espace dédié pour centraliser des documents dans le but de communiquer plus facilement, de partager de l’information, de suivre les modifications apportées, etc. en s’adressant uniquement aux personnes concernées par le projet.

  • La collaboration entre les individus au travers des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) :

Dans ce contexte, L’Intranet propose des fonctionnalités équivalentes au réseau social grand public mais propre à l'entreprise. Il est alors possible de partager des actualités entre les collaborateurs de l’entreprise ne devant pas être communiqués sur des réseaux ouverts pour des questions de confidentialité. Le RSE permet également de savoir qui fait quoi dans l’entreprise, qui intervient sur quels projets, etc. capitalisant ainsi la connaissance de l’entreprise (Knowledge Management).

 

3. CENTRALISER PAR LE PORTAIL D’ENTREPRISE

Point d’accès vers les autres systèmes d’information, le portail Intranet permet de centraliser l’information des différents systèmes d’information de l’entreprise. L’information importante pourra être remontée sous forme d’alertes ou de notifications. Le portail collaborateurs permet ainsi de gagner en cohérence et en temps de recherche. 
 
Il permet également d’accéder à d’autres applications et outils de l’entreprise, d’offrir des services centralisés aux utilisateurs (ex : je peux valider les congés de mes collaborateurs en ligne, sur ma tablette ou mon smartphone…) et ainsi, devient le point d’accès unique. Dans cette configuration, il peut être un vrai facilitateur pour harmoniser les expériences utilisateurs des différents outils métiers, renforcer l’image de l’entreprise et ainsi fédérer les collaborateurs.
 
Pour répondre à ce type de besoin, la capacité de l’outil à se connecter vers d’autres systèmes propres à l’entreprise (ex : CRM(1), ERP(2), outil d’emailing, etc.) ou externes à l’entreprise (ex : système d’information du fournisseur, du partenaire) est alors essentielle.
 
Mais en conclusion, il est important de se rappeler que c’est en pensant  les usages de son futur portail intranet en fonction de son activité, qu’une entreprise se donne les moyens de construire un outil adapté à ses besoins, à son environnement et répondant aux pratiques de tous ses collaborateurs.
 
Lexique :
(1) CRM : Customer Relationship Management
(2) ERP : Enterprise Ressource Planning
 
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