webleads-tracker

Facture hybride : vers la généralisation de la facture électronique.

La facture hybride, passerelle vers la généralisation de la facture électronique ?

Le processus de généralisation de la facture électronique est en marche. Le gouvernement a adopté une série de mesures visant à l’appliquer aux échanges dans la sphère publique et également dans ses échanges dans le secteur privé.
Cette situation implique forcément des changements importants au sein des entreprises pour adapter leur modèle de gestion.
Pour éviter les résistances, l’Etat permet aux entreprises d’opérer une transition vers la facture électronique en améliorant progressivement leurs méthodes de facturation actuelles.
Cela rejoint les dispositions de l‘ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 qui établit une adoption progressive de la facture électronique en fonction de la taille des entreprises, de 2017 à 2020.
Cette période transitoire permet aux structures de continuer à émettre des factures au format papier et de mettre en place progressivement un système d’émission de factures avec un traitement automatisé.
C’est dans ce cadre qu’entre en jeu la facture hybride.
 

Quel est l’enjeu ?

L’objectif est d’établir une facture qui offre une double possibilité de traitement : à la fois par les utilisateurs et par un système automatisé.
 
La très grande majorité des entreprises dispose des compétences pour produire une facture au format PDF.
Et, disons-le, la plupart des données de facture sont déjà traitées de manière électronique à destination de l’archivage ou des services de comptabilité. 
 

Comment se présente la facture hybride ?

La facture hybride se présente comme suit : d’un côté une  image PDF qui reprend l’intégralité des informations de la facture et de l’autre les données disponibles pour un premier niveau d’automatisation.
 
Les éléments qui composent cette facture mixte sont complémentaires même s’ils reprennent des informations similaires.
 
Ce n’est pas le contenu qui les différencie mais leurs destinations. L’image  PDF est destinée à être traitée directement par les utilisateurs  alors que  les données jointes sont destinées à un traitement automatisé.
 
Concrètement la facture hybride ou mixte est un fichier au format PDF A-3 dont la représentation PDF constitue l’enveloppe dans laquelle est intégré le fichier de données exploitables au format  XML.
 
Le destinataire dispose ainsi d’une facture PDF qu’il peut lire avec ses moyens courants et d’un fichier additionnel qu’il peut lire au moyen d’un système automatisé, si toutefois il l’a mis en place.
 
Le fournisseur peut embarquer, le cas échéant,  ses outils de signature électronique de fichier PDF de façon native.
 
Rappelons que la facture hybride peut disposer d’une conformité fiscale à condition que l’émetteur dispose,  soit d’une signature électronique appliquée à tout le document, soit d’une piste d’audit fiable. 
 

Principes de validité

La facture hybride repose sur un ensemble de principes qui sous-tendent sa validité.
 
1/ La facture au format PDF A-3 doit contenir les fichiers de données structurées au format XML, de même que toutes les pièces justificatives de la transaction.
 
Cela peut être un bon de commande, un bon de livraison, un bon de transport etc.  
 
2/ Les données sur le fichier XML attaché doivent obligatoirement figurer sur l’image PDF qui représente la facture.
 
C’est une exigence de cohérence qui est de la stricte responsabilité de l’émetteur.  Il n’est pas nécessaire toutefois de reprendre toutes les informations, la priorité est donnée aux éléments utiles à l’automatisation de la lecture.
 
3/ Le fichier XML doit être conforme à la Norme Sémantique Européenne qui est en cours de formalisation. 
 
4/ Les obligations des parties :
 
  • Le destinataire : Concernant le traitement de la facture, il dispose d’une liberté totale. Il peut choisir de traiter uniquement la facture PDF ou les données XML. La seule recommandation qui pèse sur lui est de documenter sa méthode de traitement pour servir  ses mécanismes de contrôle interne ou sa piste d’audit. 
  • L'émetteur de la facture : De son côté, il a l’obligation de produire un modèle unique de facture reprenant toutes les informations dont il dispose, à destination de ses clients.
 
Une évolution progressive vers la facture entièrement électronique.
 
Les fournisseurs  disposent de différents profils de facturation qui peuvent les aider à évoluer progressivement dans leur capacité à produire des factures entièrement électroniques à terme.
 
A côté des données obligatoires à la validité d’une facture, il existe des éléments facultatifs qui viennent la compléter et faciliter le traitement pour le client.
 
Cette classification va d’un niveau basique contenant des informations traditionnelles comme le numéro de la facture, la date, le nom du fournisseur, le numéro de Siret, etc., à un niveau étendu qui contient des données obligatoires sous conditions et  des données  facultatives dont la présence n’influe pas sur le traitement de la facture.
 
L'objectif est de pouvoir automatiser, dans un premier temps les informations basiques d’une facture puis certains éléments spécifiques, obligatoires dans des cas précis et enfin toutes les informations que peut contenir une facture, qu’elles soient obligatoires ou facultatives.
 

La facture hybride est-elle prise en charge par Chorus Portail Pro ?

Comme nous le savons, à compter du 1er Janvier 2017 toutes les factures émises dans et  vers la sphère publique devront être dématérialisées, avec un aménagement selon la taille des entreprises.
 
Ainsi les grandes entreprises devront émettre obligatoirement des factures électroniques vers le secteur public dès cette date.
 
Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) bénéficient d’un délai d’une année supplémentaire et y passeront le 1er janvier 2018. Pour les PME et les TPE, le passage est prévu respectivement en 2019 et en 2020. 
 
 
La plateforme Chorus Portail Pro permettra un dépôt de masse de factures au format mixte XML/PDF.
 
L’Etat a mis en place la plateforme Chorus Portail Pro qui sera le lieu de dépôt et de suivi des factures pour tous les fournisseurs.
 
L’adoption de la facture hybride présente un avantage non négligeable dans ce sens.
 
D’ores et déjà, durant la période de transition vers la facture électronique, les entreprises pourront se familiariser avec cet  outil qui deviendra le principal relais entre le secteur public et ses fournisseurs. 
 
Ces dispositions sont, plus généralement, en phase avec l’objectif affiché de l’ordonnance du 26 Juin 2014 et de l’article 222 de la loi Macron, de généraliser la facture électronique.
 
L’adoption progressive tient compte des moyens des différentes structures et de leur niveau de compétences dans la dématérialisation des factures.
 
 
 

 

Ajouter un commentaire