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Facturation électronique dans le secteur public local : une mise en place à marche forcée ?

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique impose aux institutions publiques locales de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs par l’intermédiaire de Chorus Pro à compter du 1er janvier 2017.
A trois mois de l’échéance, où en sont-elles ? Comment concilient-elles des impératifs de délais extrêmement contraints et l’injonction d’exploiter les gisements d’optimisation permis par la dématérialisation qui nécessitent des travaux approfondis sur les processus, l’organisation et la stratégie SI de l’organisation ?
 
Schématiquement, la dématérialisation comptable est à l’agenda depuis 2005 avec la mise au point du protocole d’échange standard (PES V2) pour les échanges électroniques entre l’ordonnateur et le payeur.
 
Le périmètre comprend
  • les bordereaux,
  • les titres et les mandats,
  • les pièces justificatives (PJ) de dépenses et de recettes.
 
Le PES V2 est certes généralisé depuis 2015. Mais concrètement, la dématérialisation comptable en est à des stades divers. Les flux papier cohabitent encore souvent, dans des proportions variables, avec les flux électroniques.
 
Le pas à franchir pour respecter l’ordonnance est donc plus ou moins grand selon l’avancement de la dématérialisation au sein d’une structure. Et plus il est grand, plus les prérequis se multiplient pour une mise en place de la facturation électronique au 1er janvier 2017.

 

1/ Le premier prérequis, commun à tous, est le paramétrage de Chorus Pro.

 
Même si la solution vient à peine d’être mise à disposition et que nombre d’entités publiques sont un peu perplexes, l’obstacle semble surmontable à condition de bien comprendre les impacts des paramétrages retenus (structure, profils et caractère obligatoire ou non du code service et du numéro d’engagement).
 
2/ Se pose ensuite la question de l’intégration des factures déposées sur Chorus Pro dans le système d’information financier.
 
Les principaux éditeurs ont été associés au déploiement de Chorus Pro et ont pu monter des pilotes.
 
Il n’en reste pas moins que les aléas des développements font que la livraison d’un logiciel compatible avec Chorus Pro intervient quelques mois seulement avant l’échéance réglementaire.
 
La vocation de la facture électronique native est d’être embarquée dans le flux PES. Si l’entité publique n’a pas encore mis en place la dématérialisation des bordereaux, qui doivent être signés, elle devra se doter de certificats de signature électronique et d’un parapheur électronique.
 
Là encore, rien d’insurmontable. Le marché est cadré, les processus d’achat peuvent être rapides.
Les détenteurs de la signature ordonnateur étant peu nombreux, l’impact en matière de conduite du changement est réduit.
 
3/ Entre la réception des factures et leur transmission au payeur, par contre, l’affaire se corse. Comment assurer de bout en bout le traitement dématérialisé des factures ?
 
La question se pose dans trois dimensions :
  • technique,
  • procédurale
  • organisationnelle.
 
Si l’entité n’a pas encore commencé à dématérialiser ses PJ, un dispositif technique est à mettre en place pour accueillir les factures électroniques dans le SI, dispositif qui attire immanquablement des évolutions du logiciel financier (modules complémentaires, interfaces, …) mobilisant un éditeur déjà concentré sur sa mise en compatibilité avec Chorus Pro.
 
Par ailleurs, toute réflexion sur la gestion électronique des factures entraîne des questions sur la gestion de l’ensemble des PJ dématérialisées, et au premier chef, des factures qui continueront d’être transmises par courrier postal.
 
Leur numérisation, permettant de gérer une même famille de PJ de façon homogène, amène en général à revoir en profondeur le processus courrier, et à s’outiller pour la numérisation et le vidéocodage.
 
Enfin, l’apposition d’un service fait électronique implique des workflows, une analyse, voire une remise en cause, de la distribution des rôles au sein de la fonction comptable. Mais a-t-on le temps d’examiner la question dans toutes ses dimensions ?
 
4/ Dernier prérequis, et non des moindres, la conduite du changement.
 
Plus la cible technique, organisationnelle et fonctionnelle est éloignée de la situation existante, plus le plan de formation sera lourd.
 
Et il ne pourra démarrer qu’à la fin d’une recette logicielle non négligeable. Quand certaines organisations ont plusieurs centaines d’agents à former, le temps manque encore cruellement.
 
Chez Sollan nous proposons de résoudre l’équation en deux temps : définir une cible initiale autour de solutions temporaires permettant d’assurer une dématérialisation complète du flux facture (utiliser les répertoires réseaux, privilégier le maintien des processus en place, …), et une cible de long terme qui permet d’optimiser les processus et l’organisation et de construire une véritable stratégie SI.
 
Mais si les prérequis ne sont pas atteints tous ensemble dans le délai imparti, le paradoxe initial devra être résolu par un autre paradoxe : se résigner à créer des copies papier d’originaux numériques en imprimant les factures Chorus Pro…
 
Gageons toutefois que cette modernisation à marche forcée sera le point de départ d’une mutation en profondeur qui permettra à terme à l’administration de gagner en efficience sur ses processus comptables.
 
 
 

 

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