webleads-tracker

Dématérialisation et loi Elan : quel impact pour les collectivités territoriales

Dématérialisation et loi Elan : quel impact pour les collectivités territoriales

Contexte juridique

Dématérialisation des autorisation d'urbanisme

L’État a engagé en 2017 le programme « Action Publique 2022 » visant 100% de service public dématérialisé à l’horizon 2022.

Si le périmètre de l’urbanisme a été exclu de la Saisine de l’Administration par voie électronique pour motif de bonne administration, la loi Elan est venue consacrer la dématérialisation de l’application du droit des sols (Démat ADS).

Dématérialisation des documents d’urbanisme

À compter du 1er janvier 2022 toutes les communes de plus de 3500 habitants devront mettre en place des procédures dématérialisées pour la réception et l’instruction des demandes d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, permis de démolir, permis d’aménager…).

Parallèlement et, conformément aux dispositions de la Directive INSPIRE transposées dans le Code de l’Urbanisme, toutes les communes et regroupements de communes devront transmettre par voie électronique les documents d’urbanisme à compter du 1er janvier 2020. Cela concerne les documents suivants :
  • Les Plans Locaux d’Urbanisme
  • Les Plans Locaux d’Urbanisme Intercommunaux
  • Les Cartes Communales
  • Les Schémas de Cohérence Territoriale (SCOT)
  • Les Plans d’Occupation des Sols
  • Les Plans de Sauvegarde et de Mise en Valeur
A compter de cette date, toutes les mises à jour de ces documents devront faire l’objet d’une publication sur le Géoportail de l’Urbanisme (GPU). Cette disposition s’applique également aux Servitudes d’Utilité Publique (SUP).
 

Dématérialisation : quels gains pour les collectivités ?

Les avantages de la dématérialisation des dossiers et processus d’urbanisme se situent à plusieurs niveaux.

Juridique

L’objectif premier est de se conformer à la réglementation en mettant en place des procédures dématérialisées. Ce mode de fonctionnement permet un meilleur suivi des durées de conservation, à la fois des documents et des données personnelles, en relation avec le RGPD.

Ecosystème

Relation à l’usager

C’est un moyen de simplifier la relation et de fournir en temps réel à l’usager l’état du traitement de son dossier. Par ailleurs, l’usager ne sera plus obligé de fournir plusieurs exemplaires, avec tout ce que cela représente en termes de coût, pour une demande donnée.

 

Relation aux autres acteurs de l’instruction

La dématérialisation permet d’améliorer le travail collaboratif par un accès à distance à des outils dédiés et la traçabilité des avis émis par les services concernés.

Technologique

L’acquisition de nouvelles solutions, le redéploiement d’autres, l’interfaçage avec un système tiers sont autant d’évolutions qui favorisent le développement de nouvelles compétences mais également enrichissent la cartographie applicative d’une collectivité territoriale.

Financier

Le fonctionnement dématérialisé permet d’éliminer les coûts d’affranchissement et de mise sous pli, la libération d’espaces physiques, notamment en vue du passage à l’archivage électronique, etc.

 

Quels enjeux opérationnels pour les collectivités ?

Il faut distinguer deux niveaux : la dématérialisation des documents d’urbanisme et la dématérialisation de l’application du droit des sols.

Périmètre de la dématérialisation des documents d’urbanisme

A très court terme l’enjeu est de numériser les documents d’urbanisme au format CNIG (Conseil National de l’Information Géographique) pour le téléversement dans le Géoportail de l’Urbanisme.
A moyen et long terme la collectivité doit être en capacité de produire des documents nativement électroniques et ainsi éliminer l’étape de numérisation avant la publication dans le GPU. Cela implique la dématérialisation des processus de production et de gestion de ces documents, qui peuvent être divisés en cinq grandes fonctions :
 
Périmètre de la dématérialisation des documents d’urbanisme

La production

La production des documents d’urbanisme peut reposer sur une collaboration entre plusieurs acteurs internes et/ou externes à la collectivité, avec la nécessité pour chacun de disposer de la bonne version du document à un instant donné. Cette collaboration peut donner lieu à des étapes de validation intermédiaires, à un besoin de signature électronique, à la télétransmission au contrôle de légalité via @ctes...

Le stockage

Les documents sont stockés dans leur version électronique soit dans un serveur de fichiers soit dans une solution dédiée de gestion électronique de documents. L’enjeu est de mettre, en permanence, à la disposition des utilisateurs la bonne version du document.

Le téléversement

Le téléversement dans la plateforme nécessite au préalable de s’assurer que les documents produits sont conformes au standard CNIG comme l’exige la réglementation.

La publication

Les documents peuvent faire l’objet d’une publication sur le site internet de la collectivité locale. Dans ce cas, il faut prévoir un mécanisme de publication du lieu de stockage vers le site web de la collectivité.

L’archivage

L’archivage électronique est une problématique plus large qui doit être envisagée au regard des besoins globaux de la collectivité territoriale en matière d’archivage.
 

Périmètre de l’application du droit des sols

Les outils numériques de la Démat ADS

Pour faciliter le passage à la dématérialisation, l’État a mis en place 3 outils :
 

PLAT’AU : Plateforme des Autorisations d’Urbanisme

Le portail de dépôt des demandes par les usagers et de réception par les instructeurs.
 

AD’AU : Assistance aux Demandes d'Autorisation d'Urbanisme

Le portail d’aide aux usagers pour la constitution de leurs dossiers.
 

RIE’AU : Réception, Information et Echanges des Autorisations d’Urbanisme

Un espace d’échange entre l’usager, la commune et les services instructeurs, dans le cas de demandes dont l’instruction est réalisée par les services de l’État.

Les enjeux pour les collectivités territoriales et les services de l’État 

Il faut distinguer ici deux enjeux :
  • Respecter la réglementation en étant en capacité de recevoir les demandes depuis la plateforme PLAT’AU ;
  • Mettre en place une organisation afin d’instruire les dossiers de manière dématérialisée et éviter ainsi les ruptures dans la chaîne.

Les enjeux pour les collectivités territoriales et les services de l’État

 

La collectivité s’assure de l’interfaçage de son système d’information avec le portail PLAT’AU pour la réception des dossiers. 
L’objectif ici est d’éviter d’avoir à imprimer les dossiers en vue de leur instruction. Il faut donc, suite à la réception :
  • Être en mesure de stocker les pièces ;
  • Disposer d’un outil permettant d’affecter des tâches aux différents intervenants dans l’instruction et de pouvoir suivre l’état d’avancement. C’est un besoin primordial dans l’optique du respect des délais de traitement, notamment ;
  • Pouvoir collaborer avec des acteurs externes à la collectivité pouvant émettre un avis dans un dossier ;
  • Garantir la valeur probatoire des documents produits au format électronique par, le cas échéant, une signature électronique, l’apposition de visas électroniques, l’horodatage, et en fin de processus un archivage dans un système d’archivage électronique. Pour l’heure l’archivage relève de la responsabilité des collectivités. Nous suivrons avec attention les évolutions de PLAT’AU pour voir si potentiellement un mécanisme d’archivage dans le modèle de la solution Atlas avec le portail Chorus Pro, pourrait être mis en place. 

Ces besoins regroupent un portefeuille de projets importants qui vont nécessiter l’établissement d’une feuille de route avec une priorisation selon les contraintes réglementaires, organisationnelles et de budget.

 

L’accompagnement de Sollan 

Sollan vous accompagne dans vos projets à travers son offre Conseil déclinée en quatre prestations, principalement.

Audit de l’existant

Nous vous aidons à établir l’état des lieux de la dématérialisation au sein de votre organisation. L’objectif est d’identifier les points de rupture et mesurer l’écart entre l’existant et la mise en conformité au regard de la réglementation.

Ingénierie de la solution cible

A l’issu de l’analyse de votre existant, nous vous proposons des options cibles organisationnelles, fonctionnelles et techniques en vue de la mise en conformité et, plus largement, de l’optimisation du fonctionnement dématérialisé de la collectivité territoriale. L’option choisie fera ensuite l’objet d’un calendrier de mise en œuvre établi dans le cadre d’une feuille de route à 3 ans ou 5 ans, avec une priorisation de déploiement des projets selon des critères que nous définirons ensemble.

Aide aux choix des solutions

Sollan accompagne vos marchés d’acquisition de solutions techniques par la rédaction de cahiers des charges, l’aide au dépouillement des offres, la notation des solutions, l’assistance aux auditions et la rédaction du rapport de consultation.

Conduite du changement

La réussite d’un projet de dématérialisation repose en grande partie sur la capacité de votre organisation à accompagner le changement. Nous vous aidons, en amont, à établir un plan de conduite du changement prenant en compte à la fois les besoins internes et les besoins externes.
 

La conduite du changement interne 

Elle va reposer essentiellement sur :
  • La communication : identifier des supports et élaborer les messages ;
  • L’identification des besoins en formation et la mise en place de sessions de formation ;
  • La mise en place ou la mise à jour de fiches de procédures.

La conduite du changement externe

En fonction des caractéristiques de votre écosystème, nous vous aidons à identifier les moyens de communication pertinents pour informer les différentes parties prenantes des nouveaux processus mis en place et obtenir leur adhésion. Il peut s’agir par exemple de la communication en direction des usagers pour les encourager à déposer les demandes d’autorisation en ligne et donc, réduire le plus possible le double flux Papier/électronique ; l’accompagnement des services de l’État à la prise en main des outils collaboratifs mis en place dans le cadre de l’instruction, etc.
 
 
À lire aussi
 
 
Je m'inscris à la Newsletter mensuelle de Sollan

 

Ajouter un commentaire

CAPTCHA
Merci de nous aider à éviter les spams, en répondant à cette question. Par exemple, pour 1+3, saisissez 4 :
Image CAPTCHA
Saisir les caractères affichés dans l'image.