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Dématérialisation duplicative des factures versus dématérialisation fiscale

Dématérialisation duplicative des factures versus dématérialisation fiscale : A quand la solution tout en un ?

L’introduction en 2013 de la piste d’audit fiable comme voie de sécurisation des factures électroniques et papier a changé la donne sur le marché de la dématérialisation fiscale. Les éditeurs de solution savent-ils répondre à ces nouveaux enjeux ? La bonne solution existe-t-elle ? Explications par Jean-Charles Fleury, Consultant Senior Dématérialisation, Sollan.

Dématérialisation duplicative vs dématérialisation fiscale

La dématérialisation duplicative des factures s’applique aux factures reçues sous format papier. Elle consiste à copier en format numérique un document papier, d’extraire un certain nombre de données à des fins de contrôles, d’intégration dans l’ERP comptable et de mise en paiement. A la fin du processus de dématérialisation duplicative, la facture sous format papier fait office d’original aux yeux de l’administration fiscale et part donc en archivage physique pendant toute sa durée légale de conservation.

La dématérialisation fiscale s’applique aux factures nativement électroniques et respecte au moins l’un des moyens de sécurisation définis dans l’article 289 VII du CGI (plusieurs procédés en parallèle possibles en fonction de la facturation entrante ou sortante, de la typologie des fournisseurs ou clients), à savoir :

  • 289 VII-1 : Constitution et maintien d’une piste d’audit fiable (depuis janvier 2013).
  • 289 VII-2 : Fichier électronique porteur d’une signature fondée sur certificat qualifié.
  • 289 VII-3 : Echange de données informatisées (EDI), message structuré selon une norme convenue entre les parties.

Dans les 3 cas, la méthode utilisée doit assurer l’authenticité de l’origine de la pièce, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité. La facture électronique fait office d’original fiscal et est archivée dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) à valeur probatoire, assurant sa conservation, son intégrité et sa pérennité pendant toute sa durée légale d’archivage.

Du côté des éditeurs et opérateurs de solutions

Pendant des années :

  • D’un côté, des éditeurs de solutions ont su apporter à leurs clients tous les moyens techniques internes pour assurer la dématérialisation duplicative de leur facturation papier entrante : Scan des factures, LAD/RAD, outils de vidéocodage mais également de contrôles/rapprochements avec les commandes et/ou livraisons, en passant par des Workflow de validation jusqu’à l’intégration dans l’ERP comptable. Il arrive que les solutions proposées soient directement intégrées sous forme de modules dans l’ERP (accès directs en base notamment pour contrôles/rapprochements, génération du bon à payer, …).
  • De l’autre côté, des opérateurs de solutions externalisées (SAAS) ou éditeurs de solutions internes de dématérialisation fiscale se sont développés depuis la reconnaissance au niveau Européen puis dans le droit Français au début des années 2000 de la facture électronique en tant qu’original fiscal. Ils ont été très vite sollicités par les secteurs de l’automobile et de la grande distribution, où la culture de l’EDI est très forte, pour traiter aussi bien la facturation entrante que sortante en mode EDI tout en assurant les dispositifs légaux qui y sont liés (contrôle des mentions obligatoires, fichier des partenaires, liste récapitulative, lisible légale et bien entendu archivage en SAE). Ils ont su se déployer sur le PDF signé également et mettre en œuvre parfois des Workflow de traitement de la facture. Afin de permettre à leurs clients de continuer à traiter parallèlement les flux papiers, ils s’appuient souvent sur des partenaires, véritables centres de scan, LAD/RAD et vidéocodage.

Introduction de la Piste d’Audit Fiable

Si la dématérialisation fiscale se déclinait auparavant selon 2 modes (EDI et fichier électronique signé, souvent PDF signé), l’introduction depuis janvier 2013 d’un nouveau mode, la Piste d’Audit Fiable, rebat les cartes en réduisant la complexité technique de mise en œuvre et en permettant ainsi une certaine démocratisation en matière de dématérialisation fiscale.

En effet, la Piste d’Audit Fiable permet aux entreprises de satisfaire aux conditions légales en matière d’authenticité, d’intégrité et lisibilité de leurs factures électroniques tout en s’affranchissant de la mise en place d’une signature électronique avancée sur une facture électronique au format PDF par exemple. Pour ce faire, l’entreprise doit documenter l’ensemble des contrôles et applications (externes et internes) mis en œuvre pour permettre de lier la facture (émise ou reçue) à la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement, composant ainsi sa Piste d’Audit Fiable.

Le déploiement de ce mode de dématérialisation fiscale est donc techniquement assez souple à mettre en œuvre (PDF par email envisageable par exemple), sous réserve de disposer d’un SAE. La complexité réside dans l’inventaire des diverses pratiques de facturation de l’entreprise et la documentation de sa Piste d’Audit Fiable.

Une solution tout en un ?

Toutefois, on peut se demander comment industrialiser l’intégration comptable de PDF natifs. Si les éditeurs de solutions de dématérialisation duplicative peuvent tout à fait transposer leurs applications à la capture (LAD/RAD, vidéocodage) et au traitement (contrôles/rapprochement, Workflow) des données non plus à partir du scan d’un document papier, mais à partir d’un PDF natif, ils ne disposent pas de SAE. Quant au traitement EDI, s’ils ont développé les outils permettant son intégration dans l’ERP, ils n’assurent pas les contraintes légales liées à ce mode (contrôle des mentions obligatoires, liste récapitulative, fichier des partenaires, lisible légal).

A l’inverse, si les opérateurs de solutions externalisées ou éditeurs de solutions internes de dématérialisation fiscale assurent toutes les contraintes légales pour traiter, archiver électroniquement les factures selon les divers moyens de sécurisation définis dans l’article 289 VII du CGI, ils proposent quant à eux peu d’outils permettant la capture de données et encore moins d’outils de vidéocodage sans passer par un partenaire externe, ce qui allonge la durée de traitement des factures et surtout rend difficile les phases de contrôles/rapprochements (nécessité de véhiculer les référentiels tiers, commandes, livraisons, … sur les divers prestataires impliqués).

Ainsi donc les clients peinent à mettre en œuvre la solution unique de dématérialisation fiscale selon les divers modes de sécurisation légaux et de dématérialisation duplicative de leurs factures. Cette solution n’est pas réelle et elle donne souvent lieu à des traitements parallélisés ou en redondance sur certaines opérations, avec des éditeurs et/ou opérateurs différents.

A quand la solution « tout en un » ? En attendant, il est nécessaire de bien identifier au sein de l’entreprise les aspects organisationnels et techniques déjà en place, afin d’avoir en main tous les éléments pour pouvoir proposer le meilleur couplage de solutions et prestataires possible et assurer une conduite du changement sans bouleversements.

 

En savoir plus sur l’expertise dématérialisation de Sollan

 

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