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Dématérialisation - Conseil et Intégration Sollan

PESV2 - Dématérialisation des flux comptables au sein des collectivités : Etes-vous prêt ?

Partie 2 - Intégrer les enjeux de la mise en place 

La semaine dernière, Didier Garcia nous expliquait le principe du protocole d’échange standard version 2 (PESV2) qui sera rendu obligatoire dans les collectivités à compter du 1er janvier 2015 (Voir l'article) . Cette semaine, il nous éclaire sur les enjeux et bonnes pratiques à adopter pour une mise en place réussie.
 

Concrètement comment procède-t-on pour mettre en place le PESV2 ?

En tout premier lieu, il  faut analyser la situation actuelle : est-ce que la collectivité possède déjà une GED (gestion électronique de documents), un système d’information financier (SAP, Sage, etc…), est-ce qu’ils peuvent communiquer entre eux, comment ces solutions sont utilisées, quels sont les usages, est-ce que les factures sont reçues par services, est-ce qu’elles sont centralisées à un seul endroit, sur le système d’information (SI) financier, sur la GED ou encore un portail spécifique d’entreprise, etc. Donc avant de mettre en place ce genre de projet il faut définir tous les usages, ce qui est aujourd’hui la vraie problématique. 
En fonction de cette analyse, plusieurs options sont possibles.
 
Le schéma idéal serait de stocker dans une GED les factures, bon de commande, etc. On en extrait les données importantes (nom du fournisseur, montant de la facture, numéro de facture, référence de la commande qui lui est associée, bref tout ce qu’on peut avoir comme métadonnées importantes à l’égard de cette facture). Ces métadonnées alimentent le système d’information financier, qui lui échange avec les différents services de l’Etat. 
 
Néanmoins, la facture doit également être associée à cet échange en tant que pièce justificative, et donc doit être fournie avec une signature électronique s’appuyant sur un certificat qualifié et incluant l’horodatage (qui est le prérequis pour certifier la valeur légale ou valeur probante d’un document électronique). La future plateforme doit pouvoir permettre cela. Il y a alors plusieurs approches selon si la facture est stockée dans le système d’information financier ou dans la GED et éviter ainsi d’avoir des doublons ou des triplons.
 

Pourquoi la phase en amont de définition des usages en interne est-elle si importante ?

Cette phase est nécessaire afin que les utilisateurs prennent en main les nouveaux usages liés à la dématérialisation, qu’il n’y ait pas une révolution culturelle trop forte pour eux. Les documents doivent être visibles facilement.
 
Ainsi, il faut éviter de les faire passer par deux ou trois applications différentes pour pouvoir faire le métier qu’ils exercent déjà tous les jours, il faut faire en sorte qu’ils puissent avoir tous leurs documents sous les yeux via une seule et unique interface.
 

La solution serait donc d’intégrer le service comptabilité dans le processus ?

Oui tout à fait. Ils n’ont pas été intégré au processus jusqu’à maintenant de par l’historique de l’informatisation, basé sur des silos. Dans la plupart des organisations, la gestion documentaire a ainsi été implémentée sur des silos métiers mais non de manière transverse. On trouve des organisations où l’on tend vers cet objectif mais c’est un chemin qui peut être assez long, pour ne pas déstabiliser les utilisateurs.
 
Un prestataire informatique peut permettre de faciliter la démarche via différents niveaux d’intervention. L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) aide les différents maîtres d’ouvrage à avoir une vision globale de la dématérialisation, soit de processus métier, soit de documents associés à ces processus métiers et aide les services informatiques ou maîtres d’œuvre à recueillir le besoin de leur maitrise d’ouvrage. C’est ici que l’on trouve souvent des points de difficultés. 
 
En ce qui concerne l’intégration, dans le cadre du PESV2, on est sur de l’intégration spécialisée sur des outils de GED, de portail, de BPM (Business process management). Il existe donc des sociétés qui ont des compétences dans le domaine pour prendre en charge des projets au forfait sur le sujet. Dans ce cadre, il faut surtout éviter une implémentation « big bang », on ne pourra pas adresser tous les besoins de tous les services et mettre en production l’applicatif en même temps, il faut plutôt penser à un cycle itératif, c’est à dire qu’on met en place un premier pilote métier et on déploie ensuite sur les différents métiers dans le cadre d’une maintenance évolutive. 
 

Quels sont les autres écueils à éviter ?

Il existe des contraintes fortes, je pense notamment à la gestion du référentiel documentaire. Certaines collectivités aujourd’hui stockent des documents dans diverses applications ce qui génère du chaos, des doublons, des triplons et une explosion en terme de stockage.
 
Pour éviter cette situation, la GED peut être utilisée comme back office, comme un référentiel documentaire sur lequel on retrouvera tous les documents et sur lequel les différentes applications métiers pourront aller consulter, modifier et gérer le document.
 
Une fois le document passé en statut archivé, il pourra être déversé sur le système d’archivage électronique pour pouvoir assurer la valeur probante liée à la facture.
 

Comment mettre en place une solution d’archivage sur une GED ?

La solution d’archivage électronique (SAE) est une brique supplémentaire, plusieurs solutions (Arcsys, Adullact, etc..) ont déjà des protocoles d’échanges avec la plupart des GED du marché ce qui facilite l’intégration. Les projets de mise en place d’archivage électronique ne sont donc pas techniquement compliqués.
 
Le plus compliqué c’est la compréhension par le client de son cycle de vie documentaire, quand est-ce qu’il doit archiver et pourquoi il doit archiver. La plupart des documents, s’ils sont dans un système de gestion documentaire ne doivent pas nécessairement être archivés. On ne déverse dans le système d’archivage électronique uniquement les documents qui ont une valeur légale forte (contrat, facture, etc.). Il n’y a pas forcément besoin d’archiver de façon électronique la spécification d’un arrêt de bus par exemple, qui pourra être déposé uniquement sur le référentiel documentaire, dans la GED. Cette distinction permet de réaliser des économies non négligeables car l’archivage électronique à un coût, coût lié au certificat de signature électronique.
 

Et s’il n’y a pas de GED mise en place?

S’il n’y a pas de GED mise en place, la plupart du temps les applications métiers, le SI financier pour le PESV2, disposent de capacités à stocker du document. Ils n’ont pas cependant les mêmes possibilités qu’une GED pour caractériser un document et offrir des circuits de validation. 
 
La GED n’est donc pas obligatoire, cependant PESV2 peut être le pilote métier, pour lancer un projet de GED d’entreprise. La plupart des collectivités d’ailleurs regardaient les sujets GED de près.
 

Pourquoi privilégier la GED ? 

Aujourd’hui, dans un processus de dématérialisation globale des processus métiers, on retrouve différents cas, les échanges comptables avec la mise en place de PESV2, le système d’information lié aux ressources humaines (SIRH), on peut avoir toutes les applications métiers liées à une collectivité (service de voierie, service de maintenance, de gestion du patrimoine, de la collectivité, etc…) qui ont tous des besoins de gestion documentaire et de dématérialisation. Une GED générique permet de traiter les différents besoins, en mettant en place des espaces de travail dédiés aux différents usages, sur une seule et unique GED, avec un seul et unique référentiel documentaire.
 
Ainsi il faut une solution évolutive permettant de mettre en place un premier socle dédié à PESV2 pour ensuite étendre les fonctionnalités de GED à d’autres métiers, afin d’optimiser le retour sur investissement (économie de coût de stockage papier et de coût d’archivage, sur des documents qui n’ont pas d’obligation légale de conservation). D’un point de vue qualité, la GED garantie de travailler sur les bonnes versions de documents. Il y a également un gain de productivité et d’efficacité par une recherche du document facilitée. 
 

Quelles sont les limites du PESV2 ? Peut-on aller plus loin ?

Il n’y a pas vraiment de limites, les éventuelles limites découlent des usages cibles. Il ne faut pas partir sur des choses trop complexes, cela ne sert à rien de complexifier le métier avec un nouvel outil, il faut au contraire apporter de la facilité au métier, de la linéarité et de la fluidité.
 
Aujourd’hui, n’importe quel service peut utiliser ces applicatifs à partir du moment où l’on s’appuie sur des documents ou de l’information. L’étape suivante sera de s’affranchir du document pour partir de la donnée contenue dans le document.
 
Il faut avant tout prendre en compte la culture des services et des personnes, puis une fois qu’ils auront appréhendé cet élément facilitateur, on pourra penser à travailler davantage sur la donnée et moins sur le document, et là il y a plein d’autres outils qui peuvent permettre de faire cela. Mais c’est un autre sujet…