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6 questions à Rédoine Billaud, Directeur Commercial et Marketing chez Cincom : « Cincom ECM permet aujourd’hui d’adresser l’ensemble du patrimoine documentaire de l’entreprise »

Tous les mois, Sollan retrouve une personnalité du monde de l'Enterprise Content Management (ECM) et lui pose 6 questions. Cette semaine, nous sommes allés à la rencontre de Rédoine Billaud, Directeur Commercial et Marketing de la division ECM chez Cincom Systems.
 

1. SOLLAN, VOUS CONNAISSEZ ?

Oui. J’ai eu l’occasion de participer à l’un de vos déjeuner-débat EIM360 très enrichissant qui a eu lieu en février dernier.
 

2. CINCOM ECM, C’EST QUOI ?

Cincom ECM est une solution qui adresse des projets de gestion électronique de documents (GED) et plus globalement de gestion de contenus d’entreprises. Présents depuis plus de trente ans dans le secteur de l’ECM (Enterprise Content Management, ndlr) avec plus de 800 clients, nous avons su adapter notre solution afin de répondre aux besoins évolutifs de nos clients. Cincom ECM permet aujourd’hui d’adresser l’ensemble du patrimoine documentaire de l’entreprise, c’est-à-dire tous les documents entrants et sortants. Nous gérons ainsi l’intégralité du cycle de vie des documents d’activité de l’entreprise. 
 

3. QUELS METIERS ADRESSEZ-VOUS ?

Nous ne sommes pas spécialisés sur un domaine d’activité particulier. Nous sommes ainsi capables de répondre aux besoins évolutifs des collectivités locales et territoriales, donc d’adresser le secteur public.
 
Mais nous travaillons également dans le secteur de l’industrie qui est pour nous une cible privilégiée car ce sont souvent des métiers qui nécessitent une forte gouvernance des documents d’activité. En effet nos clients issus de l’industrie travaillent souvent dans des activités régies par des contraintes réglementaires fortes et qui doivent respecter un certain nombre de normes et de procédures strictes en vue de faire face aux audits de leur autorité de contrôle.
 
Nous avons aussi des clients dans le domaine de l’assurance / prévoyance qui travaillent, quant à eux, souvent en mode projet (case management) sur des activités consommatrices de documents et qui nécessitent d’avoir des processus très encadrés en termes de règles de gestion. Enfin, une tendance qui émerge est la place toujours plus importante que prennent les métiers tant dans le cycle de décision que dans le pilotage de projets.
 

4. DONC CINCOM ECM C’EST DE LA GESTION DE CONTENUS ?

Oui, Cincom ECM c’est de la gestion de contenus, cependant avec l’évolution des besoins de nos clients, nous sommes allés au-delà de la gestion documentaire classique et nous avons mis l’accent sur la gestion des documents d’activité et les processus associés de l’entreprise de manière plus globale.
 

Nous avons cinq grands périmètres :

  1. La capture multicanale : Le premier objectif de nos clients est de disposer d’un référentiel documentaire unique, structuré et partagé. Notre objectif est donc de permettre à nos clients d’alimenter ce référentiel via les différents canaux qui peuvent exister. Sans être exhaustif, le canal peut par exemple être les applications métiers qui génèrent des documents, le site web qui récupère des données et des documents depuis un formulaire, la messagerie ou de manière plus classique la numérisation des documents au format papier.
  1. La structuration de l’information : Nous proposons des fonctionnalités organisant l’information de manière classique sous forme de métadonnées mais aussi sous forme de plan de classement et la possibilité de lier les documents entre eux en interne ou en externe. Notre expérience montre en effet qu’un document d’activité seul représente peu d’intérêt. Ce même document aura plus de valeur lorsqu’il permet de rebondir vers d’autre documents du contexte métier.
  1. Le BPM (Business process management, ndlr) ou workflow : qui consiste à dématérialiser les circuits de décision et de validation des documents sur la base de règles métier, en travaillant sur un référentiel unique connecté au système d’information.
  1. La diffusion de l’information vers des applications tierces : Cincom ECM dispose d’une interface simplifiée pour pousser des informations spécifiques au travers de pages d’accueil paramétrables. Le référentiel Cincom ECM peut également être interrogé par le portail d’information de l’entreprise (portail de type Liferay par exemple).
  1. La préservation de l’information sur le long terme : Chez Cincom, nous gérons les archives intermédiaires et proposons la possibilité de mettre en place une politique d’archivage sur la base de règles de gestion, permettant ainsi de basculer de manière planifiée des documents en archives définitives ou de les exporter pour les intégrer dans un Système d’Archivage Electronique (SAE).
 

5. POUVEZ-VOUS NOUS DONNER DES EXEMPLES DE CAS D’USAGES, CAS CLIENTS ? 

Dans le domaine public, nous avons travaillé avec une grande collectivité locale qui souhaitait refondre complètement son système d’information. Le projet consistait à mettre en place une GED dorsale qui puisse servir l’ensemble des services (urbanisme, gestion des marchés, gestion des factures, etc.).
 
Dans le domaine de l’industrie, nous avons comme référence la société GTT (Gaztransport et Technigaz) qui est un acteur de référence dans le domaine du gaz liquéfié, et en particulier du gaz naturel liquéfié. GTT propose des technologies reconnues pour la conception et la fabrication de cuves, sûres et efficaces, destinées à contenir des gaz liquéfiés à basses températures ou en conditions cryogéniques pour leur transport par bateau et leur stockage sur terre et en mer. Leurs principaux clients directs sont essentiellement des chantiers de construction qui fabriquent des méthaniers. GTT travaille en mode projet et produit de nombreux documents tant en amont du processus de fabrication qu’en aval à destination du client final. Cincom ECM va donc permettre de suivre et gérer ces documents et les processus associés durant toute la durée de vie de l’équipement
 
Un troisième cas client est celui de la société SMPE (Salzgitter Mannesmann Précision Etirage), leader européen du marché des tubes de précision sans soudure et soudé. Leurs produits sont utilisés dans l’automobile, l’industrie ou encore dans le secteur de l’énergie. Leur problématique principale était d’éviter la perte de connaissances métiers, notamment à l’approche du départ en retraite de nombreux salariés. Le projet a donc consisté à intégrer l’ensemble des procédures de fabrication dans la GED afin qu’elles puissent être consultées,  diffusées et partagées au sein de l’entreprise. Nous avons mis en place un portail, au sein duquel il est possible de créer des communautés permettant le partage d’information et l’identification des compétences de chacun dans le but de connaître les personnes habilitées à intervenir sur une thématique particulière.
 

6. QUELLES EVOLUTIONS PREVOYEZ-VOUS A MOYEN TERME ?

Nous avons clairement identifié plusieurs tendances chez nos clients telles que le travail collaboratif sur les documents d’activité, un besoin qui émerge de plus en plus, ou encore la classification automatique des documents, synonyme de gains de temps considérables pour nos clients. Nous travaillons aujourd’hui de manière active sur ces différents sujets.
 
Une autre tendance identifiée concerne le mode SaaS (Software as a service, ndlr). Jusqu’à présent, le mode SaaS était étudié, mais l’installation sur site était majoritairement retenue. Aujourd’hui nos clients s’y intéressent de plus en plus, car ils y voient la possibilité d’externaliser tous les services (maintenance applicative, gestion des serveurs et poste de travail, etc.) qui ne sont pas dans le périmètre de leur métier de base.
 
Ce sont là les grandes lignes sur lesquelles Cincom travaille actuellement. 

 

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