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6 questions à Laurent d’Auvigny, Directeur Partenariats et Alliances - Channel Manager chez Novapost : « Il y a une maturité des RH sur la nécessité d’optimiser leurs processus »

Tous les mois, Sollan retrouve une personnalité du monde de l'Enterprise Content Management (ECM) et lui pose 6 questions. Cette semaine, nous sommes allés à la rencontre de Laurent d’Auvigny, Directeur Partenariats et Alliances – Channel Manager chez Novapost.
 

1. SOLLAN, VOUS CONNAISSEZ ?

Oui. Nous avons eu l’occasion de travailler ensemble pour répondre à des problématiques de gestion des documents au sein des départements des ressources humaines. Nous connaissons Sollan pour leur activité de conseil et d’accompagnement du client dans la mise en œuvre de solutions de dématérialisation de documents RH.
 

2. NOVAPOST, C'EST QUOI ?

Novapost est le leader européen de la digitalisation des flux documentaires et processus RH. Nous éditons PeopleDoc, une plateforme de services RH 100% SaaS dédiée aux métiers des ressources humaines. PeopleDoc facilite l’accès, le partage et la distribution sécurisée de l’information RH. Elle assure la conformité règlementaire des organisations et répond à leurs exigences de performance économique en simplifiant les processus et en réduisant les coûts.
 
Aujourd’hui, nous aidons plus de 200 moyennes et grandes entreprises françaises et internationales à digitaliser leur fonction RH, de la gestion en ligne des processus de recrutement à celle des dossiers et des échanges avec leurs salariés. 
 
Nous avons commencé avec la dématérialisation des bulletins de salaires des collaborateurs et la mise en œuvre de coffres-forts salariés avec « PeopleDoc Salarié ». Puis nous avons créé « PeopleDoc Entreprise » pour l’archivage et la gestion des dossiers électroniques des collaborateurs. Nous avons ensuite automatisé le processus de signature électronique pour les contrats de travail et avenants, mais également pour tous types de documents nécessitant une double signature de l’employeur et du collaborateur.
 
Enfin, nous avons développé « PeopleAsk », un outil de gestion de la relation entre les RH et leurs salariés (Employee Relationship Management). « PeopleAsk » permet de gérer toutes les demandes d’un collaborateur auprès du département RH. Il structure, automatise et simplifie les échanges, quelle que soit votre organisation : centralisée, décentralisée, avec ou sans CSP. Il offre des outils et indicateurs stratégiques pour mesurer le niveau de service des équipes RH, optimiser le pilotage de leurs activités et évaluer la satisfaction des salariés.
 

3. QUELS METIERS ADRESSEZ-VOUS ?

Nous adressons exclusivement la fonction Ressources Humaines et ce pour tous types de secteurs d’activité et toutes tailles d’entreprises. Nos premiers clients furent des industriels. Nous sommes aujourd’hui présents dans les secteurs bancaire, tertiaire, secondaire, etc.
 
Nous avons des clients allant d’une cinquantaine à plus de 200 000 salariés. Nous avons signé un accord-cadre avec GDF Suez et nous déployons au fur et à mesure nos solutions. 
 
Pour comprendre notre positionnement en tant que plateforme digitale de services dédiés à la fonction RH, revenons sur l’histoire de Novapost... Notre première offre  consistait en un coffre-fort salarié universel capable de recevoir tous types de documents émanant aussi bien de son employeur que de sa banque, de son opérateur de télécom, EDF, etc.
 
En 2009, est apparue la possibilité de dématérialiser le bulletin de salaire. Puisque nous avions déjà le coffre-fort, nous y avons ajouté la capacité d’y recevoir un document officiel en en garantissant l’authenticité, la légalité, ainsi que la pérennité de son archivage. Puis nous avons naturellement enrichi notre offre avec des services à plus haute valeur ajoutée pour nos clients RH, notamment en termes d’optimisation de leurs processus documentaires.
 
Les services RH étaient à l’époque en retard par rapport à d’autres services de l’entreprise (financier, documentation technique, etc.) et notre plateforme de services RH en ligne s’est avérée un outil puissant de fluidification des processus et de gain de productivité. Nous avons développé notre offre en mode SaaS de manière verticale afin de répondre au plus près des besoins de nos clients.
 

4. DONC NOVAPOST C’EST AVANT TOUT DE LA GESTION DE CONTENU ?

A l’origine, Novapost offre plutôt une solution d’archivage électronique de document. PeopleDoc n’est donc pas une solution de gestion électronique de document à proprement parlé puisque elle assure en fait l’archivage du document dit « mort » c’est-à-dire finalisé, sur une certaine durée et de façon pérenne et légale.
 
Nous pouvons commencer à évoquer la gestion de contenu avec l’offre « PeopleAsk » qui permet de gérer des demandes de salariés auprès des RH (demande de mobilité, de réduction de temps de travail, de droits au DIF, etc.)  Ces demandes sont liées à des documents et PeopleAsk gère ces demandes et leurs réponses via un portail de demandes ou grâce à une base de connaissances si la réponse existe déjà. A ces demandes sont très souvent attachées des pièces justificatives comme par exemple une déclaration de naissance d’un enfant. Cette déclaration se fait auprès de son employeur dans le but d’exercer un droit, une prime, etc.  
 
Avec « PeopleAsk » ces documents vont être automatiquement archivés dans le dossier du salarié. Si l’employeur doit justifier d’un versement de prime, il pourra alors récupérer facilement le document justificatif. Peut être sauvegardé dans le dossier du salarié tout l’historique de ses demandes et des réponses qui sont faites par l’employeur.
 

5. POUVEZ-VOUS NOUS DONNER DES EXEMPLES DE CAS D’USAGES, CAS CLIENTS ? 

En 2009 CANAL+ Groupe a choisi de dématérialiser les bulletins de salaire de ses 3 500 collaborateurs permanents avec Novapost via une plate-forme dédiée « e-Paie », instaurant la conservation à vie des documents RH de chaque salarié dans un coffre-fort électronique sécurisé. Depuis mars 2013, CANAL+ Groupe dématérialise également la signature de toutes les lettres d’engagement de ses salariés intermittents grâce à « PeopleDoc Signature » (le projet a été initié en octobre 2012). Ces derniers signent désormais leur contrat à distance, à l’aide de leur ordinateur, de leur smartphone ou de leur tablette. Ce projet représente environ 80 000 contrats par an, soit 95% des lettres d’engagement des intermittents des 8 sociétés du Groupe : Canal+, i>télé, StudioCanal, D8/D17, etc. Ceci représente une lettre d’engagement signée électroniquement toutes les 7 minutes.
 
Parmi les résultats marquants, CANAL+ Groupe a constaté très peu de temps après le lancement de la plateforme « PeopleDoc Signature » :
  • une progression de 130% du nombre de contrats de travail signés électroniquement,
  • 30% d’économies par contrat et +20% de productivité RH,
  • un ROI à 4 mois,
  • 0,1 tonne de papier économisée par mois.
A ce jour 15 000 salariés utilisent la plateforme e-Paie. Les documents pris en charge sont variés : bulletins de salaire, AEM, BSI, Congés spectacles en sus des bulletins et des contrats.  
 
Aujourd’hui  la solution « PeopleDoc Signature » est déployée chez 5 autres clients. Nous venons même de signer avec un groupe pour lequel la solution permettra de gérer 3 millions de signatures par an. 
 
Pour un acteur majeur du secteur bancaire, nous avons tout d’abord déployé la solution « PeopleAsk » sur un pilote de 1 000 collaborateurs. Aujourd’hui la solution est utilisée activement par 13 000  collaborateurs en France.
 
Notre ambition est de la faire adopter par les 80 000 collaborateurs du groupe. Le volume de demandes est assez important et la solution rationnalise complétement l’activité du Centre de Service Partagé (CSP). La centralisation de la compétence RH est ainsi assurée.
 
Auparavant, les demandes étaient réalisées par email ou par téléphone et souvent les collaborateurs ne savaient pas à qui s’adresser. Les demandes n’étaient pas toujours traitées, ce qui créait une insatisfaction des collaborateurs. Grâce à la mise en place de « PeopleAsk », outil structuré en termes de processus de traitement de la demande, les collaborateurs ont vraiment conscience que leurs demandes sont prises en charge et visualise l’état d’avancement du suivi de leurs demandes. Quant aux équipes RH, elles ne laissent plus rien passer. Le responsable du CSP dispose d’indicateurs  pour justifier de l’activité de ses collaborateurs. La productivité du département RH est désormais reconnue et mesurable. 
 

6. QUELLES EVOLUTIONS PREVOYEZ-VOUS SUR LE COURT ET LE LONG TERME ?

Aujourd’hui, nous avons déjà 200 clients en production sur notre plateforme SaaS de services RH, mais ce n’est qu’un début... Il y a une maturité du marché et une maturité de nos correspondants RH sur la nécessité d’’optimiser leurs processus. Nous avons donc de très belles perspectives de croissance. Nous avons réalisé une levée de fonds de 17,5 millions de dollars en mai 2014 qui nous permet d’accélérer notre développement à l’international. Nous nous sommes installés aux Etats-Unis, à New York, et visons de nouveaux territoires européens et asiatiques pour l’année 2015.
 
Par ailleurs, notre mode SaaS facilite le déploiement des projets à l’international et renforce notre agilité. Un de nos clients, le Groupe Technip, a témoigné récemment au sujet du déploiement international de notre plateforme PeopleDoc sur 4 de ses entités (Flexi France, Technip Indonésie, Technip Chine et Technip Thaïlande), soit 3 000 collaborateurs et 41 gestionnaires RH. Le Groupe Technip recherchait une solution innovante et compatible avec leur nouveau SIRH, afin de réduire la gestion manuelle des bulletins de paie, et de disposer d’un environnement unique pour gérer à la fois les documents salariés et les documents entreprise.
 
Parmi les principaux facteurs-clés de succès du projet : une communication permanente et un déploiement rapide, en moins de 4 mois. PeopleDoc a permis d’harmoniser la gestion documentaire et de faciliter les échanges d’information entre services RH. Les utilisateurs ont souligné la convivialité de la plateforme et un accès rapide aux documents, le bulletin de salaire s’affichant en quelques secondes. 30% des collaborateurs et 88% des expatriés ont choisi à ce jour choisi la dématérialisation.
 
Nous avons également signé avec une société japonaise aux Etats-Unis dont la France sera le premier pays où la solution sera déployée. 
 
La tendance est donc réellement à la globalisation. Toutefois, le centre de recherche et développement sera maintenu en France. Nous avons recruté une quarantaine de de collaborateurs talentueux depuis notre dernière levée de fonds pour renforcer les équipes de recherche et développement, les opérations et le service clients. Nous regorgeons  d’idées à proposer aux professionnels des RH que nous vous laisserons découvrir petit à petit…
 
Article retranscrit par Joanna Cayet
 
 
 

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