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5 clés pour mener son projet de GED efficacement

5 clés pour conduire son projet de GED efficacement

Les projets de Gestion électronique de documents (GED) se multiplient au sein des entreprises. Gain de temps et de productivité, ils enrichissent les processus métiers et améliorent la collaboration entre les collaborateurs. 
Les changements qu’ils induisent dans l’organisation amènent cependant de nombreuses réflexions en amont du projet. 
Jean-Philippe Anthoine, Consultant Senior R&D chez Sollan, énumère 5 points, non exhaustifs, à retenir pour conduire un projet de GED efficacement.

 

1) NE PAS GERER LE DOCUMENT ELECTRONIQUE COMME LE PAPIER

WEBINAR | Mener un projet de GED : Les 6 étapes incontournables

Mardi 24 janvier 2017 - 10h30

Un document électronique ne se gère pas de la même façon qu’un document papier.

 

La dématérialisation d’un document amène des questions dont les réponses pouvaient sembler évidentes jusqu’alors :

  • Qui est responsable du document ?
  • Qui donne les droits d’accès ?
  • Qui partage quoi ?

Si ces questions de gouvernance paraissaient relativement simples avec le document papier, elles se compliquent avec le document électronique qui circule plus vite et se partage plus facilement, d’où la nécessité de tracer, suivre et gérer les versions. 

La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents bouscule donc les usages et les processus.

 

C’est pourquoi il est nécessaire d’aborder un projet de gestion de contenus non pas uniquement sous l’angle technique mais également organisationnel. Un appui fort de la direction est alors nécessaire pour prendre les décisions qui s’imposent.

 

2) RENDRE SERVICE A L’UTILISATEUR

La GED ne doit pas être pensée comme un outil ou une fin en soi mais comme un service rendu aux utilisateurs.

 

Car si l’on adresse un projet de gestion de contenus de manière complètement théorique (métadonnées spécifiques, droits d’accès, types de documents), le risque est de perdre de vue l’objectif, c’est-à-dire l’utilisateur et son besoin.

 

Afin d’assurer l’adhésion des métiers, un projet de gestion de contenus doit avant tout rendre service aux processus documentaires et à leurs utilisateurs.

 

Lire l'article : LA GED N’EXISTE PAS !

 

L’essentiel demeure de mettre à disposition des documents pour les personnes qui en ont besoin et au moment où ils sont requis, de la manière la plus simple et la plus transparente possible. Tenter de mettre en place un classement exhaustif et parfait devient potentiellement superflu, et peut rapidement s’avérer contre-productif. Les utilisateurs n’y retrouvent alors plus ce qu’ils peuvent attendre de leurs applicatifs. 

 

3) SIMPLIFIER

Une erreur courante est de tendre vers une grande précision dans la classification des documents afin de faciliter l’indexation et la recherche. Sur le terrain, cette sophistication du système peut amener une certaine rigidité.

Cette finesse, pas toujours pertinente pour le besoin métier, engendre alors un manque de compréhension et une lourdeur pour les utilisateurs qui finissent par ne plus renseigner correctement le document dans la GED. 

Bien plus, l’utilisateur qui indexe un document n’est pas toujours celui qui le recherche plus tard. Ce travail de classement, profitant à d’autres, sans plus-value apparente donc et pouvant s’avérer fastidieux et complexe, peut engendrer un manque d’acceptation de la part des utilisateurs.

 

Simplifier au maximum selon les besoins réels des entreprises est bien plus efficace et en règle générale, une solution de GED avec 5 à 6 métadonnées peut suffire.

 

Enfin, les utilisateurs privilégient de plus en plus la recherche plein texte « à la google », amenuisant ainsi le rôle des métadonnées dans la recherche.

 

Lire l'article : 7 conseils pour mettre en place et maintenir son plan de classement

 

4) ACCOMPAGNER LE CHANGEMENT

La gestion du changement est souvent abordée en fin de projet. Il est pourtant essentiel d’impliquer les utilisateurs dès le début du projet en prenant en compte leur niveau de maturité par rapport à la gestion documentaire.

 

En effet, un projet de conduite du changement ne se pense pas de la même manière selon que l’entreprise entreprend de mettre en place une GED pour la première fois ou remplace un outil existant. Pensée en amont, la conduite du changement permet de rassurer les utilisateurs tout au long du projet en leur expliquant comment les processus vont fonctionner, ce qui va changer dans l’organisation, etc.

 

Les utilisateurs sont alors plus impliqués, concernés par le projet ce qui permet de lever des réticences souvent liées aux incompréhensions et d’éviter le rejet de la solution et des changements qu’elle engendre.

 

5) ORGANISER ET MAITRISER LA REPRISE DE L’EXISTANT

Malgré des systèmes de plus en plus ouverts et respectueux des standards, il n’est pas toujours facile d’extraire des documents des bases existantes (gestion électronique de documents, lecteurs réseaux, etc.) pour les réintroduire dans un nouvel outil. 

 

C’est pourquoi, organiser la bascule d’un outil à un autre doit se faire avec précautions pour éviter tous problèmes techniques ou une rupture de service.

 

D’un point de vue fonctionnel également, les métadonnées peuvent différer tout comme le plan de classement, ce qui nécessite de bien penser la reprise entre les différents outils.

 

Enfin, d’un point de vue organisationnel, de réels questionnements se posent :

  • Est-il nécessaire de reprendre l’ensemble du contenu ?
  • Comment faire le tri ?
  • Faut-il basculer tout d’un coup ou le faire graduellement ?

Il est essentiel de se préparer en amont aux difficultés que l’on peut rencontrer afin de les résoudre rapidement.

 

Cette phase doit ainsi être prise en compte dès le début du projet afin de le planifier et d’éviter tous retards.

 

 

Il est important de ne pas se lancer tête baissée dans un projet de gestion de contenus. Une entreprise de conseil comme Sollan peut vous accompagner sur les différentes phases amont du projet :

  • Comprendre les besoins de l’entreprise et de ses utilisateurs
  • Bien budgéter son projet
  • Planifier la réalisation du projet
 
 
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