webleads-tracker

Secteur public : une transition vers le tout numérique (Partie 2)

Secteur public : une transition vers le tout numérique (Partie 2)

 
Cette semaine, nous retrouvons Marie-Ange Monard, consultante sénior en dématérialisation chez Sollan, qui poursuit ses explications sur les impacts de la digitalisation dans le secteur public (voir Partie 1). Elle revient sur les contraintes liées à ce projet et nous parlera également d’un nouveau format de facturation électronique prévu pour l’automne 2017 : Factur-X.

Les contraintes liées à un projet de digitalisation dans le secteur public

C’est d’après nos remontées du terrain que nous avons pu constater 5 principales contraintes liées à ce type de projets :
 

Contrainte n°1 : La fort diversité des pièces justificatives 

Les mandats (dépenses) ou titres (recettes) transmis par les ordonnateurs des entités publiques à leur comptable public doivent être accompagnés des pièces justificatives (dont les factures font partie) permettant à ce dernier de contrôler l’opération.
 
Côte dépense, le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 a fixé un cadre à la liste des pièces justificatives exigibles afin de simplifier les échanges et de préparer leur dématérialisation.
 

Contrainte n°2 : La nature de l’organisation

Côté recette, en l’absence d’une réglementation équivalente, des accords entre les ordonnateurs des entités publiques et leur comptable public sont établis afin de clarifier les modalités d’échange.
 
On rencontre une forte diversité d’organisations en fonction du type de collectivité (mairie, département, etc.). 
 
Selon la taille de la collectivité, les degrés d’autonomie des acteurs impliqués dans le processus peuvent être différents en fonction des pratiques locales.
 

Contrainte n°3 : La diversité des procédures

De la même manière, on rencontre des procédures de traitement très différentes d’un point à un autre. Par exemple, des points de validation intermédiaires peuvent être ajoutés à l’étape de signature par l’ordonnateur, déjà réglementée. 
 

Contrainte n°4 : La diversité des applicatifs sectoriels

Les collectivités locales les plus importantes ont centralisé leur traitement comptable sur des progiciels financiers. Autour de ce point central gravitent souvent de nombreux applicatifs spécialisés (Ressources Humaines, marchés, etc.), qui nécessitent la mise en place d’interfaces à prendre en compte dans les projets de dématérialisation. 
 

Contrainte n°5 : La profondeur de l’impact

Les projets liés à la dématérialisation des factures et autres pièces justificatives ont souvent conduit à une centralisation de l’activité comptable, auparavant souvent ventilée dans les différents services de l’organisation ainsi qu’un apprentissage de l’utilisation des outils. Un tel bouleversement nécessite d’être mené dans le cadre d’un projet de conduite de changement, afin d’accompagner les différents acteurs dans la transformation de leurs tâches.
 

Factur-X : Le format d’échange de factures PDF du futur ?

Depuis la mise en place de la plateforme Chorus Pro au 1er janvier 2017, nous avons été témoins sur le terrain de déceptions quant au manque d’informations contenues sur les fichiers pivots liés aux factures déposées au format PDF par les fournisseurs.
 
Dans ce cas de figure, seules les données « entête / pied » de ces factures leur sont actuellement transmises via le fichier pivot.
 
L’absence des détails ligne est vue comme un handicap à l’automatisation des contrôles de rapprochement aux engagements dans leur applicatif financier. De ce fait, ces contrôles ne pourront être réalisés qu’en mode « visuel » sur l’image du fournisseur.
 
La normalisation en cours d’un standard franco-allemand de facture électronique mixte, baptisé « Factur-X » pourrait apporter une réponse à leurs attentes.
 
Factur-X, également appelée facture mixte ou hybride, se présente en effet sous la forme d’un PDF au format A3 comportant en son sein un fichier de données au format XML. 
 
Le contenu du fichier des données, destiné à être en cohérence avec l’image transmise, pourra être évolutif en fonction du besoin des informations à transmettre au destinataire de la facture.
 
Côté fournisseurs, l’avantage de cette nouvelle norme sera de leur donner la possibilité d’enrichir progressivement le fichier de données en fonction des attentes de leurs clients.
 
Côté client, l’avantage de cette norme sera de leur donner à la fois la possibilité de contrôler  visuellement le contenu des factures (au travers de l’image) et celle d’intégrer automatiquement ces  données dans leur système d’information (grâce au fichier XML). 
 
Les coûts de mise en place seraient par ailleurs moins lourds que ceux de la mise en place d’une solution de type EDI.
 
Cette normalisation intéresse fortement l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) en charge des évolutions sur la plateforme Chorus Pro.
 
Cette dernière a d’ores et déjà annoncé l’intégration de ce traitement sur la plateforme  dès le premier semestre 2018.
 
Cette initiative pourrait être un élément décisif dans le développement de l’utilisation de cette nouvelle norme de facture.
 
 
Je m'inscris à la Newsletter mensuelle de Sollan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ajouter un commentaire

CAPTCHA
Merci de nous aider à éviter les spams, en répondant à cette question. Par exemple, pour 1+3, saisissez 4 :
6 + 1 =
Trouvez la solution de ce problème mathématique simple et saisissez le résultat. Par exemple, pour 1 + 3, saisissez 4.