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Principes pour urbaniser vos services GED

 

Par Thomas Dechilly, CTO, Sollan France

 

Introduction

Ces cinq dernières années, les problématiques et usages liés à la gestion des contenus et documents se sont stabilisés. Les différentes solutions de GED, CMS, de travail collaboratif ou moteur de recherche,… permettent aujourd’hui de déployer les outils et moyens nécessaires à l’entreprise afin de mieux gérer ses documents numériques et la masse d’information associée.

Cette maturité toute relative du monde de l’ECM s’inscrit elle aussi dans un contexte plus général d’urbanisation des services informatiques. Ainsi, se pose une nouvelle question : comment positionner « les services GED » par rapport aux autres services informatiques ? Quelles solutions, quels protocoles et quelles attitudes adopter sur l’urbanisation afin de maîtriser le déploiement et l’évolutivité de ces solutions tout en optimisant leur amortissement ?

Dans cet article, nous reprenons les principaux points à identifier lorsque se pose la question d’un service GED unifié pour l’entreprise. D’autres articles à paraître reviendront sur certains aspects de cette problématique (couplage GED/Moteur de recherche ; couplage GED/Annuaire ; la GED comme référentiel de ressources pour votre intranet ; GED et archivage ; Bien utiliser les interfaces (IHM) de votre GED ; BPM, Workflow et processus documentaires ; …).

 

La GED comme service unifié au sein du SI

Les entreprises et organisations ont unifié leurs sites intranets, mis en place des solutions de gestion de contenus Web (CMS) ou ont déployé des outils de GED ou autres bases documentaires…

De leur coté, les éditeurs logiciels ont étendu l’adressage fonctionnel de leurs solutions afin d’être en capacité de répondre à la problématique générale de « référentiel de ressources numériques ». Ainsi la « fonction GED » se retrouve intégrée dans les solutions du marché sous différentes formes : module GED ou « Resources Library » complémentaire au CMS, Intranet ou encore ERP.

Les logiciels de GED ont également étendu leur spectre fonctionnel afin de permettre la mise en place de fonctions de publication Web (intranet et Internet), de collaboration ou autres fonctions métiers (configuration produit, gestion de documentation structurée, médiathèque…).

Dès que le Système d’Information d’une organisation est constitué de plusieurs services « de gestion de contenus », il devient vite critique d’unifier « la fonction GED » afin de répondre au besoin de « référencement et d’unicité des ressources numériques » et rationaliser ainsi l’investissement « GED ».

Deux grandes orientations sont alors envisageables :

  • Migrer les solutions existantes vers une unique solution couvrant les fonctionnalités attendues,
  • Mettre en place une architecture permettant d’urbaniser et d’intégrer ces différents services.

Nous développons dans cet article la seconde alternative. Nous considérons en effet le cas où le nombre et les caractéristiques des applications existantes rendent difficile une refonte totale du SI en ce qui concerne les applications de gestion de contenus. Une architecture modulaire « par service » restera plus évolutive (grands principes des orientations EAI).

 

Maîtriser le périmètre fonctionnel de la GED

Il faut préalablement définir les fonctionnalités de la GED à « unifier ». En effet, les éditeurs étendent en permanence la couverture fonctionnelle de leurs produits, il faut donc savoir arbitrer sur les fonctions à conserver pour chaque solution.

Ainsi faut-il plutôt conserver la fonction « portail » d’un outil de GED ou est-il préférable de coupler la GED au moteur de portails déjà déployé ? De même, faut-il utiliser le moteur d’indexation intégré à la solution intranet, utiliser celui de la GED ou  déployer une solution tierce complémentaire remplaçant les deux premières ? Ou encore, faut-il préférer les fonctionnalités collaboratives de la GED par rapport au CMS ?
Penser l’urbanisation des services de gestion de contenus et documents nécessite d’effectuer ces arbitrages.

Si de grands principes d’urbanisation peuvent être exprimés (section suivante), ces choix restent néanmoins dépendants de l’historique du Système d’Information, de la génération des solutions utilisées pour chaque service, de leurs capacités à évoluer, des roadmaps éditeurs, des usages, du niveau de déploiement de l’annuaire d’entreprise et bien évidemment du budget…

 

Quelques principes pour une démarche d’urbanisation GED

Avant toute chose, il est nécessaire :

  • De faire l’inventaire des services attendus par les utilisateurs, d’apprécier leurs spécificités mais surtout leurs criticités par rapport aux activités de l’organisation. L’arbitrage final sera toujours guidé par les objectifs fonctionnels à atteindre et le retour sur investissement associé. Il faut donc pondérer chaque service identifié par rapport à sa criticité et au ROI estimé,
  • De définir un périmètre fonctionnel « concentrique » pour chaque grand service. Dans ce cadre, il faut revenir aux fondamentaux :
    • Quelles sont les principales fonctions attendues d’une GED et leurs interdépendances?
    • Il est a minima nécessaire  d’assurer le référencement des ressources documentaires, leur classement, leur sécurisation,
    • Dans un second temps (de façon concentrique) viennent les fonctionnalités liées à la description (métadonnées), l’indexation, les états et statuts documentaires, la gestion des versions,
    • Puis les principes de gestion documentaire : réserver/libérer un document, valider…
    • Les fonctionnalités « périphériques », les plus distantes du cœur fonctionnel pourraient éventuellement être reportées sur des services externes : workflows, publication web, collaboration…
  • Une fois les périmètres fonctionnels établis, il s’agit de définir les flux de données/documents nécessaires :
    • Quels sont les services exposés : créer un nouveau document, récupérer un document, mettre à jour, liste de documents pour lequel un utilisateur donné possède des droits de lecture, liste des documents à valider…,
    • Quels sont les services requis pour l’interopérabilité : annuaire d’identités et de groupes communs entre les services,  connecteur pour un moteur de recherche externe,…

 

Le niveau de couverture du service GED unifié dépend des fonctionnalités attendues par les autres services et des capacités de la (ou des) solution(s) identifiée(s).

Dans ce cadre, les fonctions GED retenues peuvent éventuellement être simplifiées (exemple : stockage, classement, sécurisation, métadonnées), les fonctions étendues seront portées par des services spécifiques a priori plus performants sur leur domaine.

Par opposition, le niveau d’utilisation de la GED peut rester très avancé. Dans ce cadre, le niveau de compatibilité du produit identifié avec les besoins de l’entreprise en termes d’urbanisation devra être très important. L’outil de GED devient dans ce cas central dans l’architecture du SI.

 

Considérations techniques

Si l’urbanisation des services GED suit les grands principes d’intégration des applications d’entreprise, il y a néanmoins quelques spécificités techniques liées à la nature des informations échangées, nous en citons deux :

  • Unifier les référentiels d’identités et de groupes
    • Point essentiel de toute intégration d’applications mais nécessaire lorsque l’on aborde le domaine des contenus d’entreprise,
    • En effet, il s’agit de permettre une continuité entre les applications (accéder aux documents depuis l’intranet ou depuis le portail de recherche) afin de respecter les différents périmètres de confidentialité propres aux documents et informations produites par les collaborateurs,
    • Ainsi la diffusion d’un document sera restreinte à une certaine population tant qu’il appartiendra à une application métier spécifique et il pourra être diffusé plus largement lorsque publié sur l’intranet,
    • Les différents services doivent pouvoir accéder à un annuaire d’identités unique ainsi qu’aux définitions de groupes d’utilisateurs applicables.
  • Utiliser des standards EAI spécifiques à la GED: CMIS
    • Les éditeurs de solutions de gestion de contenus s’accordent actuellement sur la définition d’un nouveau standard : CMIS (Content Management Interoperability Services),
    • Ce standard doit permettre de faciliter l’interopérabilité entre les applications ayant à échanger des contenus ou documents ou effectuer des traitements sur ces informations,
    • Au moment de la rédaction de cet article, CMIS vient d’être approuvé par OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) mais reste à un stade très générique de sa définition,
    • Les premières mises en œuvre au sein des plateformes ECM restent relativement basiques, certains services ne sont pas encore implémentés (ex : unification des mécanismes de propagation des droits).
    • A ce stade, il s’agit donc d’en rester aux principes et protocoles génériques d’intégration d’applications. L’intégration future de CMIS dans le contexte d’une architecture modulaire sera facilitée.

Conclusion

Le positionnement des fonctions GED comme service unifié au sein du Système d’Information de l’entreprise est une orientation forte, justifiée par la maturité des solutions ECM et le contexte général « d’intégration d’applications ».

Comme nous l’avons abordé, il n’y a pas de solution unique et standardisée pour l’urbanisation des fonctions GED, il y a néanmoins des principes forts qui peuvent guider la démarche d’intégration pour assurer l’interopérabilité des systèmes.

Une étude préalable des existants techniques et de l’expression des besoins est nécessaire afin d’établir l’urbanisation d’un SI pour ses fonctions d’ECM.

Enfin, l’aboutissement de standards comme CMIS devrait faciliter la démarche d’urbanisation.

 

Acronymes

CMIS : Content Management Interoperability Services
CMS : Content Management System (souvent utilisé pour « WCMS » ou gestion des contenus Web)
EAI : Intégration d’applications d’entreprise
ECM : Enterprise Content Management
ERP : Progiciel de gestion intégré
GED : Gestion électroniques des documents
OASIS : Organization for the Advancement of Structured Information Standards
SI : Système d’Information