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Le Records Management, entre GED et SAE

Le Records Management, entre GED et SAE

Au sein des entreprises et des organisations, différents outils permettent d’encadrer la création, le cycle de vie, la validation puis l’archivage de documents électroniques natifs ou dématérialisés. Les outils de gestion électronique de documents (GED) et d’archivage électronique ne doivent pas être confondus, malgré leur complémentarité. Un organisme a donc la possibilité d’adapter les deux outils pour optimiser sa gestion documentaire, moyennant une interopérabilité entre eux. Noura Bahidj, consultante junior R&D chez Sollan, nous éclaire sur la notion de records management.
 

Le SAE, une continuité de la GED

Les objectifs de la GED sont clairs, elle permet de :
  • gérer des documents de travail au quotidien, 
  • fluidifier la circulation des informations,
  • d’éviter les doublons et les erreurs,
  • d’harmoniser la gestion des documents électroniques autour d’un outil. 
Les documents sont acquis, classés et stockés dans la GED ce qui permet de faciliter le classement, la modification des documents, la recherche, le partage de données, et donc la collaboration entre les différents métiers et outils. 
Pour résumer, un outil de GED est un espace de travail qui accueille le document depuis sa création jusqu’à l’échéance de sa Durée d’Utilité Administrative (DUA)
 
Le système d’archivage électronique (SAE), quant à lui, permet de structurer, classer et pérenniser des documents au format électronique. Comme dans la GED, il est possible de rechercher facilement les documents pour les relire. Cependant, le SAE va conserver la valeur probatoire des documents et garantir leur intégrité et leur inaltérabilité à l’aide de mécanismes d’horodatage et de prise d’empreinte. Les risques de perte et de destruction intentionnelle ou accidentelle sont alors minimisés. 
 
Un document peut être stocké dans un SAE depuis sa validation, dès lors qu’il acquiert sa valeur probatoire, jusqu’à un temps indéfini. Les archives définitives publiques, c’est-à-dire les documents à valeur patrimoniale destinés à être conservés sans limite, peuvent alors être transférés sur le SAE de l’autorité archivistique compétente après rédaction d’un bordereau de versement. 
 
Si un organisme dispose conjointement d’une GED et d’un SAE, il est possible que des documents se retrouvent dans les deux systèmes simultanément. Par exemple, lorsqu’un document est validé, l’original peut être versé dans le SAE tandis que la copie reste dans la GED. Cependant, en procédant de la sorte, le volume de stockage est doublé. L’idéal est l’évolution en parallèle des outils, ce qui suppose d’avoir identifié au préalable, dès leur création, les documents destinés à être conservés dans un SAE. C’est l’objectif du Records Management.
 

Le Records Management, le concept liant les outils de GED et SAE

Le Records Management est une méthode de gestion des documents née aux Etats Unis qui s’appuie sur la théorie des trois âges des archives. En français, record se traduit par « document d’activité » ou « document à valeur probante » selon les versions. 
 
Il s’agit, en réalité, d’un document signé dont la valeur fait foi et qui a une valeur juridique pour l’organisme, et dont la conservation et l’intégrité doivent être pérennes et préservées à l’aide d’outils fiables. 
 
Le concept de Records Management permet :
  • d’identifier les documents à valeur probante une fois qu’ils seront validés et/ou signés par les décideurs de l'organisme ;
  • d’automatiser le versement des documents, c’est-à-dire leur transfert, dans un SAE au travers d’une GED, dès que leur DUA est échue ;
  • de déterminer facilement les documents qui ont pour vocation d’être détruits. 
 
 
Adopter une démarche de Records Management, c’est finalement un gain de clarté et de temps considérable dans sa gestion et production de documents. Un concept qui peut se révéler long à mettre en place, mais dont les bénéfices sont non-négligeables. 
 
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