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Copie numérique | Conditions de la fiabilité

Copie numérique | Conditions de la fiabilité

Nous l’avions affirmé dans un précédent article, la conservation des originaux papiers n’est plus obligatoire, sous réserve de disposer d’une copie numérique respectant les conditions fixées par le décret du 5 décembre 2016 et l’ordonnance du 10 février 2017. Hamath Deme, consultant dématérialisation chez Sollan, nous éclaire sur les conditions à respecter pour être en conformité avec les récentes réglementations.
 
Pour faciliter la mise en conformité des entreprises, deux normes AFNOR ont été édictées : 
  • La norme Z42-026 garantissant les conditions de réalisation de la numérisation ;
  • La norme Z42-013 garantissant la conservation dans un système d’archivage électronique à valeur probatoire.
 

Comment assurer la valeur juridique de ma copie numérique ?

Pour assurer à mon exemplaire numérique une valeur juridique identique à l’original papier, je dois respecter certains prérequis :
 

- Je teste ma chaîne de numérisation : chaque outil de la chaîne doit être testé pour déterminer le seuil de dégradation de la copie.

 

- J’identifie mes documents à numériser : il s’agit de constituer un échantillon représentatif pour chaque typologie de documents et d’appliquer la convention de numérisation qui convient ;

 

- Je documente mon processus de numérisation. Pour ce faire, je consigne : 

  • Tous les contrôles réalisés sur les documents numérisés et ce, dès leur réception ;
  • L’identité de la personne ayant préparé les documents à numériser ;
  • Le modèle de scanner utilisé pour la numérisation ;
  • La convention de numérisation appliquée ;
  • Les contrôles réalisés à l’issu de la numérisation
 

Comment garantir la fiabilité dans le temps de ma copie numérique ?

Après la numérisation, je scelle mes documents en leur apposant une empreinte numérique associée à un horodatage. 
 
Un système d’archivage électronique conforme à la norme Z42-013 me permettra d‘assurer la pérennité des documents numérisés parce qu’il garantit l’intégrité et la lisibilité des données pendant toute la durée de conservation.
 
Je n’oublie pas également de conserver toute la documentation de mon processus de numérisation pour une durée identique au document numérisé. 

 

Comment respecter les conditions de fiabilité de la copie numérique de ma facture ?

Pour respecter les conditions de fiabilité de la copie numérique de ma facture, je me réfère à l’arrêté du 22 mars 2017(1) dont les principales dispositions sont les suivantes : 
 
- La facture numérisée doit être conforme en image et en contenu à l’original papier ;
 
- Les couleurs doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits ;
 
- L’organisation de la numérisation des factures papier doit être documentée et faire l’objet de contrôles internes pour assurer « la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures numérisées durant toute la durée de conservation » ; 
 
- Chaque document numérisé est conservé au format PDF ou PDF A/3, assorti :
  • D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile
  • D'une empreinte numérique
  • D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (https://www.ssi.gouv.fr/uploads/2016/07/tl-fr.pdf).
 
 
 
Légende : 
(1) Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.

 

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