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PESV2 - Dématérialisation des flux comptables au sein des collectivités : Etes-vous prêt ?

Partie 1 - Explication du concept

 

Didier Garcia, Account Manager chez Sollan nous éclaire sur le protocole du PESV2 et sa mise en place obligatoire dans les collectivités au 1er janvier 2015. Explication du protocole et enjeux au travers d'une interview.

 

Qu’est ce que le PESV2 ?

Le PESV2 (protocole d’échange standard version 2) est un protocole d’échange de flux comptables entre les collectivités territoriales et l’Etat relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique. Il a été mis en place en 2005 et consiste à normaliser les échanges entre les systèmes d’informations financiers de la collectivité et ceux de l’Etat. Il sera obligatoire le 1er janvier 2015.
 

Quelle est la pratique aujourd’hui ? Quel changement avec l’ancien système ?

Aujourd’hui il existe des échanges et des transmissions « à plat » de données via ce protocole. Cependant les pièces justificatives (factures, contrats, etc..) sont encore matérielles, envoyées en papier. Le PESV2 ambitionne de dématérialiser également les pièces justificatives. Il  existe des documents en format électronique mais on se heurte toujours à la valeur probante du document. 
 

Qu’est-ce que la valeur probante d’un document ?

La valeur probante est la reconnaissance légale d’un document. Pour que le document numérique soit reconnu à valeur probante, il doit inclure une signature électronique qui garantit l’intégrité du document électronique. La signature électronique est un mécanisme qui englobe :
  • Le contenu du document en lui-même. La signature est réalisée sur une seule version du document qui ne doit pas être modifiée. La signature garantit ainsi l’inaltérabilité du document.
  • Le certificat électronique qui est personnel et permet d’identifier l’auteur à l’instar d’une signature manuscrite.
  • Dans le cas d’un document à valeur probante, l’horodatage est également requis. L’horodatage appose une date et une heure de signature.

La valeur probante d’un document

 

 

Pourquoi cette volonté de dématérialisation?

Pour gagner en efficacité, pour pouvoir croiser un maximum de données et éviter les silos d’informations. D’un point de vue environnemental, la dématérialisation permet de réduire les quantités de papier, et donc également le coût associé au stockage de ces documents. Autre raison, éviter les doubles saisies. On imagine un conseil général qui reçoit la facture d’un fournisseur, l’employé va remplir les données dans le système d’information financier du conseil général, qui transmet ces informations aux différents services et envoie les pièces justificatives en format papier. De l’autre côté de la chaîne un autre employé reçoit ces pièces justificatives, va également remplir son système d’information financier, etc….  Lorsque l’on rentre sur des flux dématérialisés, le remplissage est réalisé de façon automatique. Il y a donc un gain fort en termes de productivité.
 

Les avantages du PESV2

 

Les collectivités envisagent-elles ce passage de façon sereine?

Non, enfin pas toujours, parce qu’aujourd’hui les processus peuvent être différents d’une collectivité à l’autre. La plupart du temps, les acteurs du projet considèrent le problème d’un point de vue technique et non d’un point de vue fonctionnel, ce qui peut générer des turbulences sur la bonne gestion du projet et des incompréhensions, notamment en termes d’accompagnement du changement auprès des utilisateurs finaux.
 
Il y a donc une véritable problématique fonctionnelle. Autre frein, l’existence de divers outils de dématérialisation dans l’écosystème des collectivités : des outils  spécifiques pour la dématérialisation des délibérations, des outils de parapheur électronique pour signer différents documents, des outils de gestion électronique de documents (GED) qui ont été mis en place sur certains sujets, des portails collaboratifs à d’autres endroits, tout cela se croise et se décroise, chacun peut répondre à une partie des besoins et il n’y a pas forcément de vision globale.
 

Que doivent faire les collectivités pour faciliter ce passage ?

Comme je l’expliquais, les collectivités manquent d’une vision globale qui serait : j’ai une GED en back office, un portail qui va me permettre d’accéder à différentes activités, un outil de BPM (Business process management) qui me permet de dématérialiser certains processus métiers. Mes services métiers (Financier, Ressources Humaines (RH), etc..) viennent se greffer sur ce système pour pouvoir aller puiser les informations et je rationalise de cette façon la toute ma chaîne de production documentaire pour tous les métiers, avec un déversement vers le système d’archivage électronique pour les documents à valeur probante.
 
Aujourd’hui, les collectivités éparpillent les usages avec différentes solutions. Le grand défi ici, est la rationalisation de ces différents usages vers un seul applicatif, une seule solution qui peut puiser vers différents produits. C’est ce qu’on appelle l’approche best of breed (le meilleur de sa catégorie), je prends le meilleur de chaque élément pour faire un applicatif global.
 

 

Comments

Vos propos ne peuvent s'appliquer à l'ensemble des collectivités !
Des collectivites "précurseurs" sont en full dématérialisation depuis des années dèjà ... Après cette étape : les nouveaux gains de demain sont les échanges collectivités/tiers complètement dématérialisés et encadrés par des textes ( portail de facturation, factures format UN/CEFACT, acceptation effective par la DGFIP de ce format, etc ...)

Bonjour, Merci de votre commentaire. Nous avons souhaité retracer les difficultés que peuvent rencontrer les collectivités dans leur transition. Effectivement certaines collectivités sont déjà passées à l'acte. D'autres rencontrent plus de difficultés, c'est un fait. Nous souhaitions avant tout retracer les écueils à éviter pour ces dernières. La dématérialisation est sans aucun doute un grand pas en avant, c'est d'ailleurs sur cela que nous terminons l'interview en partie 2 qui sera publiée mardi.