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5 clés essentielles pour assurer le succès d’un portail intranet

5 clés essentielles pour assurer le succès d’un portail intranet

Comme nous l’avons vu précédemment dans notre article « Intranet : Penser l’usage pour construire un Intranet efficace », l’intranet type n’existe pas et ses capacités d’utilisation sont multiples et non exclusives.
Mais si l’on veut proposer un outil adapté aux besoins de l’entreprise et s’assurer de son adoption par le plus grand nombre, il faut savoir créer les réflexes d’utilisation chez les collaborateurs en leur donnant un rôle central dans l’utilisation de leur intranet.
Découvrez les 5 clés essentielles pour assurer le succès d’un intranet au sein d’une entreprise tout en prenant en compte le parcours de l’utilisateur.
 

1. ANALYSER LES BESOINS DE L’ENTREPRISE ET DES UTILISATEURS

L’analyse fonctionnelle est une démarche qui consiste à identifier les besoins et nécessités des utilisateurs de l’entreprise. Elle découle d’un ensemble de questions posées lors d’ateliers aux usagers qui serviront à constituer le cahier des charges :
 
  • Quelle est l'information que l'on souhaite créer ? 
  • Qui va la produire ? 
  • Qui doit la valider ? 
  • Qui met à jour quel contenu ? 
  • Qui va pouvoir le voir et qui ne doit pas voir tel contenu ?
  • Etc.
L’analyse fonctionnelle permet donc une analyse complète des besoins du parcours utilisateurs. Pendant cette phase, le but est d’échanger et de comprendre l’intérêt de mettre en place un portail intranet.

2. PENSER L’ERGONOMIE DU PORTAIL POUR OBSERVER ET COMPRENDRE L’EXPERIENCE UTILISATEUR

L’analyse UX (« User Experience », ndlr) permet d’étudier l’ergonomie du portail intranet c’est-à-dire de définir son interface graphique.
 
Pour effectuer cette analyse plusieurs méthodes sont possibles. Parmi lesquelles, le « tri par cartes ».
 
Cette méthode permet de structurer l’architecture du portail afin de constituer le plan de classement, c’est-à-dire l’emplacement et l’appellation des menus, des sous-menus, des rubriques, etc. Les utilisateurs doivent trier des étiquettes, que l’on va analyser afin de sélectionner les termes les plus communs parmi un panel de possibilités. Les résultats obtenus permettront d’avoir un vocabulaire commun à toute l’entreprise. Par exemple, la direction RH qui est spécialisée dans les démarches et processus, n’aura pas forcément le même langage que les utilisateurs finaux.
 
Il est donc essentiel que la méthode « tri par cartes » soit réalisée avec les personnes qui produisent l’information mais également avec ceux qui l’utilisent, afin d’obtenir des termes que tout le monde puisse comprendre.

3. PRODUIRE LE GRAPHISME DU SITE EN L’ADAPTANT ET EN LE PERSONNALISANT

L’analyse UI (« User Interface », nldr) permet de produire la charte graphique du portail et d’ainsi refléter l’image de l’entreprise. Il est donc essentiel de consacrer du temps au design du site et de se poser les bonnes questions :
 
  • Quel type de police utiliser ?
  • Quelle taille de police choisir ?
  • Quelle couleur est la mieux adaptée ? 
  • Faut-il insérer des graphiques, des pictogrammes ? 
  • Etc. 
Cette personnalisation permet de rendre lisible les informations introduites au sein du portail intranet.

4. INTEGRER UNE DIMENSION MOBILE POUR ETRE LISIBLE SUR TOUS SUPPORTS

Le responsive design est le fait d’adapter le contenu d’un site en fonction de la taille de l’écran utilisé : ordinateur, smartphone, tablette, etc. Les utilisateurs ont alors accès aux informations principales du portail, et ce, sous n’importe quel support.
 
Il est nécessaire de penser les parcours utilisateurs en amont du projet pour permettre la déclinaison des informations sur mobile.
 
Le déroulement de ces 5 clés peut être réalisé dans le cadre d’un sprint design, dont l’objectif est de réunir experts, référents métiers et utilisateurs finaux pour construire les parcours utilisateurs les plus adaptés et optimisés.

5. ANIMER LE PORTAIL POUR INCITER LES UTILISATEURS A S’EN SERVIR

Mais le plus bel outil n’a aucune valeur ajoutée s’il n’est pas utilisé : il est donc essentiel d’animer un intranet dès le démarrage du projet pour assurer l’adhésion des utilisateurs. Pour ce faire, il est possible d’utiliser différents canaux de communications pour prévenir du lancement du site et l’animer régulièrement :
 
  • Envoyer des newsletters ; 
  • Poster des vidéos, des tutoriels expliquant le fonctionnement ;
  • Distribuer des flyers ;
  • Exposer des affiches ;
  • Etc.
Autre action possible, identifier des sponsors c’est-à-dire des référents de l’entreprise ayant pour rôle de montrer qu’ils se servent de l’intranet.
 
Ces actions de communication ont pour rôle d’inciter les usagers à utiliser l’outil et montrer son intérêt. Car contrairement aux applications métiers, l’utilisation d’un intranet n’a pas de caractère obligatoire dans les processus métiers et modes opératoires de l’entreprise. Il est donc important d’en démocratiser l’usage pour bénéficier de sa valeur ajoutée dans le fonctionnement de l’entreprise.
 
Enfin, des systèmes pour mesurer l‘audience permettent d’analyser les statistiques du site : combien d’utilisateurs se sont connectés ? Sont-ils revenus sur le portail ? Quelles pages ou quelles rubriques ont-ils visité ?
 
La comparaison des mots-clés utilisés par les utilisateurs dans le moteur de recherche permet alors de connaître leurs habitudes et ainsi de fournir un contenu adapté et personnalisé.
 
 
Adapter l’intranet aux futurs utilisateurs est indispensable. Avant de démarrer un projet d’intranet, il est essentiel de :
 
  • Comprendre leur vision et leurs attentes
  • Améliorer l’expérience utilisateur par un design et une ergonomie adaptés
  • Assurer l’accès en mobilité
  • Animer le site et les accompagner
Et pour cela, une entreprise de conseil comme Sollan peut vous accompagner dans cette démarche et vous apporter les ressources nécessaires pour le bon déploiement de votre projet.
 
Spécialiste en gestion de contenus numériques depuis 2001, les enjeux liés à la conception et à l’implémentation d’un intranet sont au cœur de notre expertise.
 
Pour en savoir plus sur nos méthodes, rendez-vous sur notre site.
 
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