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Secteur public, une transition vers le tout numérique

Secteur public, une transition vers le tout numérique (Partie 1)

La facturation électronique a reçu un coup d’accélérateur depuis la mise en application au 01/01/2017 de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, obligeant les établissements publics et les collectivités locales à recevoir de manière électronique les factures émises par les fournisseurs. Pour faciliter les échanges, une solution technique mutualisée a été mise en place : Chorus Pro 2017.
Marie-Ange Monard, consultante sénior en dématérialisation chez Sollan, nous éclaire sur les impacts de la digitalisation sur le secteur public.

Les évolutions en cours dans le secteur public

Côté fournisseur, un calendrier a été mis en place afin de réaliser un déploiement progressif de la facture électronique :
 
 
Néanmoins, ce calendrier n’est pas strict. A titre d’exemple, les entreprises de type PME ou TPE déjà prêtes, peuvent d’ores et déjà s’inscrire sur le portail Chorus Pro 2017 pour déposer leurs factures électroniques.
 
Côté secteur public, un autre calendrier a été mis en vigueur donnant lieu au déploiement d’autres documents électroniques :
 
  

Les impacts de la digitalisation dans le secteur public

Quatre impacts majeurs se dégagent :
 

1) La transition vers le tout numérique

La transition vers le tout numérique a imposé la mise en place d’un certain nombre de projets.
 
Celle-ci a débuté avec l’obligation de transmission des mandats de dépenses sous format électronique PESV2(3) via Hélios(4) depuis le 01/01/2015, point de départ d’un long processus devant aboutir au « tout numérique ».
 
a) Projet autour de la dématérialisation des pièces justificatives des factures
Flux entrant / Flux de factures dépenses : 
Comme évoqué précédemment, l’un des grands projets à mener concerne le déploiement progressif de la facture au format papier vers un format électronique jusqu’en 2020 en fonction de la taille des entreprises. Aujourd’hui, selon l’Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE), une majorité d’entités publiques sont désormais connectées à Chorus Pro. En effet, plus de 90% des factures à destination du public passent par Chorus Pro depuis le premier trimestre de 2017. 
 
Flux sortant / Flux de factures recettes : 
En parallèle, depuis le 1er janvier 2017, le déploiement au format électronique des « avis de somme à payer (ASAP) » émis par les entités publiques se fait progressivement et devrait être total d’ici la fin de l’année.
 
Un accompagnement des fournisseurs est nécessaire afin d’assurer la bonne transmission de données parfois obligatoires, attendues par leurs clients du secteur public :
  • Le n° d’engagement : c’est « la référence au marché ou à la commande de l’entité publique destinataire de la facture », obligatoire le cas échéant par l’entité publique si elle le souhaite
  • Le code service : cet indicateur du destinataire au sein de l’entité publique facilite le transfert des factures vers les services exécutant les dépenses ».

 

b) Projet autour de la « Full Demat » et de l’archivage électronique
En parallèle aux projets liés à la dématérialisation de la facture, d’autres chantiers ont vu le jour, à savoir :
  • Des projets « Full Demat » correspondant à la transmission sous format électronique des autres pièces justificatives (autre que les factures) des dépenses par le protocole d’échange standard (PES) 
  • Des projets de mise en place de systèmes d’archivage électronique (SAE) propres à chaque entité publique.
Les projets de mise en place du « Full Demat » ont démarré avant la date butoir de 2017 pour les entités des grandes métropoles. Ils sont en cours de déploiement pour les autres collectivités pour une généralisation au 01/01/2019.
 
A ce jour, l’archivage de l’ensemble des pièces justificatives de type facture ainsi que des pièces comptables transitant dans le système d’archivage électronique utilisé par Chorus Pro : Atlas, une solution mise en place par la Direction générale des Finances publiques (DGFIP).
 

2) Le processus type de dépenses factures

Trois grands acteurs rentrent en jeu : fournisseur, structure publique (ou ordonnateur) et Trésor Public (ou comptable public).
 
Schéma processus type de dépenses factures dans le public :
 
L’arrivée de la dématérialisation a sensiblement bouleversé le processus.
 
A présent, à travers le portail Chorus Pro, il est possible de : 
  • déposer des factures au format PDF
  • saisir la facture en ligne
  • transmettre des fichiers structurés de type EDI / XML
 
Quel que soit le format émis par le fournisseur, Chorus Pro transmet un fichier en un format « pivot » unique auquel sera associée l’image de la facture. La structure publique peut alors télécharger ses factures à partir du portail ou bien les intégrer automatiquement sur son système d’information.
 
Ensuite, un certain nombre de contrôles sont réalisés sur cette dépense. La dématérialisation offre la possibilité d’en automatiser une bonne partie afin de compléter les contrôles visuels.
 
De plus, la signature de l’ordonnateur, validant la création des mandats de dépenses encore manuelle il y a quelques mois, est remplacée par une signature électronique (RGS**).
 
La transmission des mandats de dépenses sous format électronique PESV2 via Hélios à laquelle sont associées des pièces justificatives (dont la facture) permettront au comptable public de régler la dépense.
 
Cette dépense sera réglée la plupart du temps à l’émetteur de la facture par un virement SEPA. 
 

3) Le processus type de recettes

Côté recette, les mêmes acteurs rentrent en jeu : structure publique, comptable public et destinataire.
 
Schéma processus type de dépenses factures dans le public :
 
Depuis le passage à l’électronique à partir du 1er janvier 2017, les systèmes d’information ont également dématérialisé le processus d’émission des recettes.
 
Suite au contrôle de la justification d’une recette, les structures publiques émettent un titre accompagné d’un « avis de somme à payer ».
 
La signature de l’ordonnateur, validant la création du titre est, de la même manière que pour la partie dépenses, devenue électronique (avec un certificat RGS**).
 
C’est également sous format électronique que le titre et l’ASAP associé sont désormais transmis via le flux PES ASAP sur Hélios. 
 
Le comptable public comptabilisera le titre de créance et transmettra l’ASAP au destinataire afin d’obtenir le règlement de la somme due. 
 
La transmission de l’ASAP au destinataire sera réalisée :
  • Soit sous la forme d’un fichier EDI, si le destinataire final provient du secteur public
  • Soit sous format papier, si le destinataire final provient du secteur privé

 

4) L’impact des dispositifs techniques

Actuellement, la dématérialisation se déploie progressivement mais n’est pas encore totale au sein des entités publiques. Les modes de réception de factures (papier et électronique) vont coexister jusqu’en 2020.
 
C’est pourquoi, sont mis en place en parallèle de la réception de Chorus Pro, des dispositifs de capture de vidéo-codage pour dématérialiser les flux reçus sous format papier.
  
La dématérialisation des pièces comptables peut également occasionner un développement des interfaces entre des applications métier et l’application comptable.
 
Le développement des flux dématérialisés rend par ailleurs incontournable l’utilisation d’outils de GED (gestion des documents électroniques) et de workflow par BPM (Business Process Management).
 
Des e-parapheurs ont également dû être mis en place afin de permettre à l’ordonnateur de signer soit la dépense ou la recette. 
 
Enfin, l’ensemble des documents comptables dématérialisés sera déversé sur un système d’archivage électronique. 
 
 
En conclusion, la digitalisation dans le secteur public est un processus long et de grande envergure. Chaque organisation est tenue de respecter les calendriers mis en place pour mener à bien le passage au 100% dématérialisation. L’arrivée de la dématérialisation bouleverse chaque processus et plus particulièrement de dépense et de recette. Reste à voir, comment ces changements seront perçus par l’humain.
 
Légende :
(1) l’ensemble des pièces justificatives circulant dans le circuit comptable devant être dématérialisées. Pour les métropoles, le « Full Démat » est déjà en vigueur depuis le 01/01/2017.
 
(2) les régions, les départements, les communes de plus de 50 000 habitants et les établissements publics de coopération intercommunales (EPCI).
 
(3) Le PESV2 est un protocole d’échange standard utilisé pour le transfert des flux comptables entre les entités publiques et le comptable public (DGFIP), qui vise à terme, la dématérialisation de bout en bout des échanges des pièces justificatives comptables.
 
(4) Hélios est une application mise en place par la DGFIP permettant « le développement de nouveaux outils d'analyse financière, la réception de supports comptables (titres et mandats) et de pièces justificatives dématérialisés, la centralisation de données statistiques, l'élaboration d'indicateurs de pilotage nécessaires aux besoins de gestion des collectivités. » d’après la DGFIP.
 

 

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