Fonctionnalités d'Alfresco

Quelque soit l'usage (conformité, support, collaboration,...), la gestion de documents d'entreprise est une application critique pour toutes les entreprises. Les solutions recherchées doivent garantir un usage simple et efficace et s'intégrer facilement dans les applications du SI. Elles doivent de plus assurer la conformité des informations, être robustes et évolutives.

Alfresco se positionne comme le leader de l'ECM open source. Cette solution offre des fonctionnalités de capture, recherche et collaboration sur les documents enrichie par une gamme de services complète sur le cycle de vie des contenus.

Solutions traditionnelles

Les systèmes traditionnels d'ECM sont issus de la problématique de protection/sauvegarde des documents utilisés alors par des documentalistes spécialisés. Elles se sont développées historiquement comme des solutions massives, complexes et couteuses.

Ces logiciels difficiles à utiliser et couteux sont difficilement adoptés par les collaborateurs (couramment 5% de l'entreprise).

A l'opposé, les usages courants et familiers des utilisateurs aujourd'hui sont :

• Disque partagé pour le stockage,
• Emailing pour le collaboratif,
• Google pour la recherche,
• Yahoo pour la catégorisation,
• Structures de répertoires pour les projets.

Alfresco

Alfresco offre un ECM avec une interface très simple d'accès qui facilite la conduite du changement tout en offrant de manière transparente une gamme de servies très complète.

• CIFS (Système de fichiers virtuels) – Remplace les disques partagés tout en offrant la même interface d'utilisation,
• Système de règles – Configuration de règles pour automatiser les processus manuels et garantir la conformité des documents,
• Recherche à la Google – Recherche directement depuis FireFox ou IE7,
• Navigation à la Yahoo – Extraction automatique des métadonnées et catégorisation,
• SmartSpaces – Espace de collaboration,
• Gestion du cycle de vie totalement transparent.

Contribution

• Système de virtualisation de fichiers rendant la solution aussi simple qu'un lecteur partagé,
• Synchronisation CIFS,
• Portal Access – JSR-168,

Catégorisation des documents

• Extraction automatique des métadonnées et catégorisation,

Recherche avancée

• Intégration native d'OpenSearch pour FireFox ou IE7 fédérant plusieurs instances d'Alfresco ou d'autres bases Open Search,

Gestion des documents et Moteur de conversion

• Services de conversion – Office vers ODF/PDF, PowerPoint vers Flash

Bibliothèques de Services

• Check-In/Out - Gestion versions mineures et majeures,
• Audit – Créateur, Mise à jour, Date de création, Date de modification.

Collaboratif

• Modèle d'Espace – Facilitant la création de structures d'espaces, de contenus, modèles, règles,
• Forum – Discussions sur le modèle de fils de discussions,
• Workflow simple fonctionnant avec emailing (“Approuvé/rejeté”),
• Notification par Email et flux RSS.

Workflow intégré

• Intégration de jBPM – Support de workflow élaboré,
• Tableau de bord des tâches personnalisable,
• Conformité - Cycle de vie du document sécurisé.

Sécurité

• Authentification et gestion des utilisateurs, groupes et rôles,
• Niveau de sécurité par document,
• "Single Sign-On" à travers NTLM ou LDAP

Avantage clés

• Amélioration de la conduite du changement et l'adoption de l'ECM pour tous les collaborateurs de l'entreprise,
• Réductions des couts et du TCO,
• Reduction des risques,
• Déploiement rapide et facile.

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